Afwijzing sollicitatie | Tips en voorbeelden
Een sollicitant netjes en professioneel afwijzen doe je zo!
Door: Marianne Cooper-van der Veen
Sollicitanten afwijzen is een van de minder aangename aspecten van het wervingsproces. Als werkgever weet je hoe moeilijk het kan zijn om de juiste woorden te vinden, vooral wanneer een kandidaat hoopvol en enthousiast was over de functie. Toch is een afwijzing bij sollicitatie een onvermijdelijk onderdeel van de sollicitatieprocedure en is het belangrijk om dat op een respectvolle en empathische manier te doen.
Het correct en zorgvuldig afwijzen van een sollicitant kan niet alleen de reputatie van het bedrijf verbeteren, het kan ook toekomstige relaties met kandidaten positief beïnvloeden. Door aandacht te besteden aan de manier waarop afwijzingen gecommuniceerd worden, draag je bij aan een positieve ervaring voor alle betrokkenen.
In dit artikel bespreken we best practices en nuttige tips om deze taak met integriteit en mededogen uit te voeren zodat de afwijzing niet alleen professioneel maar ook menselijk overkomt. Met onze sollicitatie afwijzing voorbeelden wordt deze onaangename klus direct wat gemakkelijker!
Waarom is het belangrijk om iemand netjes af te wijzen?
Het is van groot belang om sollicitanten op een nette en respectvolle manier af te wijzen in plaats van ze in het ongewisse te laten. Tijd en energie blijven steken in hoop op een reactie veroorzaakt onnodige stress en frustratie voor de sollicitant. Wanneer kandidaten niets meer horen na hun sollicitatie kunnen ze zich genegeerd en waardeloos voelen, wat een negatieve indruk van de organisatie achterlaat die ze niet snel zullen vergeten en waarschijnlijk doorspelen naar hun netwerk. Het niet communiceren van een afwijzing kan dan ook de reputatie schaden en ontmoedigend werken voor potentiële toekomstige sollicitanten.
Hoe kun je een sollicitant afwijzen?
Een sollicitant afwijzen kan op verschillende manieren en is vaak afhankelijk van de fase waarin zij zich bevinden en de relatie die met hen is opgebouwd. Een aantal voorbeelden van afwijzing sollicitatie zijn:
- Een afwijzingsbrief of afwijzingsmail.
Dit is de meest voorkomende methode en stelt je in staat om de boodschap zorgvuldig te formuleren. Een brief of mail is een efficiënte manier om sollicitanten snel en duidelijk op de hoogte te stellen. - Een telefoontje.
Deze manier is persoonlijker en toont meer betrokkenheid, wat vooral belangrijk kan zijn voor kandidaten die de laatste rondes van het sollicitatieproces hebben bereikt. - Tijdens een sollicitatiegesprek.
Het is zeldzaam maar het kan soms noodzakelijk zijn. Dit vereist echter veel tact aangezien het een directe confrontatie met zich meebrengt.
Wanneer is het juiste moment om iemand af te wijzen?
Het juiste moment om iemand af te wijzen is zodra duidelijk is dat de kandidaat niet de juiste fit is voor de functie. Het is wel zo netjes om kandidaten niet onnodig lang te laten wachten omdat dit hun kansen beperkt om andere mogelijkheden te verkennen. Een snelle maar weloverwogen reactie toont respect voor de tijd en inspanningen van de kandidaat.
Bovendien geeft dit de organisatie een professionele uitstraling en laat het zien dat er waarde gehecht wordt aan een transparant wervingsproces. Door sollicitanten tijdig en op een respectvolle manier af te wijzen draag je bij aan een positieve ervaring, zelfs als de uitkomst niet is wat zij hadden gehoopt.
10 Tips voor een nette afwijzing sollicitatie
Het goed voorbereiden van een afwijzing helpt om het proces zowel voor de werkgever als de sollicitant soepel en respectvol te laten verlopen. Hier zijn enkele tips die helpen bij de voorbereiding:
1. Voorkom sollicitaties van ongeschikte kandidaten
Om te voorkomen dat ongeschikte kandidaten reageren op je vacature is het belangrijk de must-have criteria expliciet te vermelden. Geef een gedetailleerde functiebeschrijving met de vereiste vaardigheden en ervaring. Vermeld ook wat je niet wilt zodat kandidaten zelf goed kunnen inschatten of ze geschikt zijn. Dit bespaart je onnodig veel werk achteraf.
2. Wees duidelijk over de reden van afwijzing sollicitatie
Zorg er allereerst voor dat de reden helder is waarom de kandidaat niet geselecteerd is. De reden kan bijvoorbeeld betrekking hebben op hun vaardigheden, ervaring of andere vereisten van de functie.
3. Kies het juiste medium
Beslis of je de afwijzing van de sollicitatie per mail wilt doen, via een afwijzingsbrief na de sollicitatie, via een telefonisch gesprek of een afwijzing sollicitatie direct na het gesprek. Overweeg de fase van het sollicitatieproces en de relatie die met de kandidaat is opgebouwd bij het maken van een keuze.
4. Voorbereiding van de boodschap
Schrijf een concept van een voorbeeld afwijzing sollicitatie waarin je duidelijke, beknopte en respectvolle taal gebruikt. Probeer een positieve afwijzing sollicitatie te schrijven en vermijd negatieve en beledigende woorden.
5. Toon empathie en dankbaarheid
Zorg er altijd voor dat waardering wordt geuit voor de tijd en moeite die de kandidaat heeft gestoken in het sollicitatieproces. Toon empathie door te erkennen dat afwijzingen moeilijk kunnen zijn.
6. Constructieve feedback
Wil je het persoonlijk maken? Overweeg dan om constructieve feedback te geven die de kandidaat kan helpen bij toekomstige sollicitaties. Zorg er altijd voor dat de feedback specifiek en bruikbaar is.
7. Toekomstige mogelijkheden
Wil je de deur openlaten voor toekomstige kansen? Moedig de kandidaat dan aan om in de toekomst opnieuw te solliciteren of door ze te informeren over andere relevante vacatures binnen de organisatie.
8. Timing
Plan het juiste moment om de afwijzing te communiceren. Dit moet snel genoeg zijn om de kandidaat niet te lang in onzekerheid te houden maar ook niet te overhaast. Eenmaal afgewezen kun je eigenlijk niet meer terug.
9. Automatiseer waar mogelijk
Het automatiseren van afwijzingen met moderne recruitment software maakt het proces efficiënter en zorgt ervoor dat alle kandidaten tijdig en respectvol worden geïnformeerd. Dit ontlast het HR-team en laat ook een positieve indruk achter bij alle sollicitanten, wat weer bijdraagt aan een betere employer branding.
10. Train het team
Zorg ervoor dat alle teamleden die verantwoordelijk zijn voor het afwijzen van kandidaten getraind zijn in het voeren van moeilijke gesprekken en het tonen van empathie. Zo weet je zeker dat professionaliteit gegarandeerd is.
Sollicitatie afwijzing voorbeelden
Het afwijzen van sollicitanten kan een uitdagende taak zijn maar met een aantal goed voorbereide sollicitant afwijzen voorbeelden wordt het net wat gemakkelijker. Hieronder vind je een voorbeeld van een afwijzing per brief, een afwijzing sollicitatie per mail voorbeeld en een voorbeeld afwijzing sollicitatie na gesprek die je voor zowel telefonisch als in persoon kunt gebruiken.
Voorbeeld afwijzingsbrief sollicitatie
Het schrijven van een afwijzingsbrief vereist zorg en aandacht om de kandidaat met respect te benaderen. Dit is een voorbeeld van een afwijzingsbrief die duidelijkheid biedt en tegelijkertijd empathie toont:
[Bedrijfsnaam]
[Adres]
[Plaats, postcode]
[Datum]
[Naam sollicitant]
[Adres sollicitant]
[Plaats, postcode]
Beste [Naam sollicitant],
Hartelijk dank voor je interesse in de functie van [functietitel] bij [bedrijfsnaam]. We hebben je sollicitatie zorgvuldig bekeken en waarderen de tijd en moeite die je hebt gestoken in het sollicitatieproces.
Na grondige overweging hebben we besloten om de positie aan een andere kandidaat aan te bieden wiens vaardigheden en ervaring beter aansluiten bij onze huidige behoeften. Dit is geen weerspiegeling van jouw capaciteiten en we moedigen je aan om in de toekomst opnieuw te solliciteren voor andere functies die wellicht beter bij je profiel passen.
Wij wensen je veel succes in je verdere carrière en bedanken je nogmaals voor je interesse in [bedrijfsnaam].
Met vriendelijke groet,
[Je naam]
[Functie]
[Bedrijfsnaam]
Voorbeeld afwijzingsmail sollicitatie
Bij het versturen van een afwijzingsmail is het belangrijk dat respect en duidelijkheid centraal staan. Dit is een voorbeeld van hoe je een afwijzingsmail kunt opstellen die de kandidaat op een professionele en empathische manier informeert:
Onderwerp: Je sollicitatie voor de functie van [Functietitel]
Beste [Naam sollicitant],
Hartelijk dank voor je sollicitatie en de interesse die je hebt getoond in de functie van [functietitel] bij [bedrijfsnaam]. Wij hebben je sollicitatie zorgvuldig bekeken en waren onder de indruk van je uitgebreide ervaring en kwalificaties.
Hoewel je cv indrukwekkend is hebben we na grondige overweging besloten om verder te gaan met een andere kandidaat wiens achtergrond nog beter aansluit bij onze huidige behoeften. Dit was geen gemakkelijke beslissing gezien de kwaliteit van jouw sollicitatie.
We waarderen de tijd en moeite die je hebt gestoken in je sollicitatie en het delen van je professionele achtergrond met ons. Wij moedigen je aan om onze carrièrepagina in de gaten te houden voor toekomstige mogelijkheden. Jouw talenten en ervaring maken je een waardevolle aanwinst en we horen in de toekomst graag opnieuw van je.
We begrijpen dat dit teleurstellend nieuws is en we willen laten weten dat deze beslissing niets afdoet aan je kwalificaties of potentieel. Wij wensen je het allerbeste in je verdere carrière en hopen dat je snel een passende en uitdagende positie vindt.
Nogmaals dank voor je interesse in [bedrijfsnaam] en veel succes toegewenst!
Met vriendelijke groet,
[Je naam]
[Functie]
[Bedrijfsnaam]
Telefonisch of in persoon afwijzen sollicitant voorbeeld
Het voeren van een afwijzingsgesprek kan een uitdaging zijn maar het biedt ook de kans om persoonlijk en empathisch te zijn. Hieronder een voorbeeld van hoe je een respectvol en duidelijk afwijzingsgesprek kunt voeren met een sollicitant via de telefoon of in persoon:
Interviewer: “Hallo [naam sollicitant], met [jouw naam] van [bedrijfsnaam]. Heb je even tijd om te praten?”
Sollicitant: “Ja, natuurlijk.”
Interviewer: “Allereerst wil ik je bedanken voor de tijd die je hebt genomen om te solliciteren en ons te ontmoeten voor de functie van [functietitel]. We waren onder de indruk van je vaardigheden en de manier waarop je je ervaringen hebt gepresenteerd.”
Sollicitant: “Dank je wel, dat waardeer ik.”
Interviewer: “Na zorgvuldig overleg hebben we besloten verder te gaan met een andere kandidaat wiens profiel nog beter aansluit bij onze huidige behoeften. Dit was geen gemakkelijke beslissing gezien jouw sterke achtergrond en de positieve indruk die je op ons hebt gemaakt.”
Sollicitant: “Dat is jammer om te horen. Kun je misschien iets specifieker zijn over de reden?”
Interviewer: “Natuurlijk. Hoewel je ervaring indrukwekkend is waren er enkele specifieke vaardigheden en ervaringen die de andere kandidaat net iets beter in lijn had met wat we op dit moment nodig hebben. Dit betekent echter absoluut niet dat jouw kwalificaties niet gewaardeerd worden; we denken dat je een sterke kandidaat bent met veel potentieel.”
Sollicitant: “Bedankt voor de uitleg. Ik begrijp het beter nu.”
Interviewer: “We zouden je zeker willen aanmoedigen om toekomstige vacatures bij ons in de gaten te houden. Jouw profiel past wellicht beter bij een andere rol binnen ons bedrijf en we zouden graag in contact blijven.”
Sollicitant: “Dat stel ik zeer op prijs. Bedankt voor de eerlijke feedback.”
Interviewer: “Graag gedaan. We wensen je het allerbeste in je verdere carrière en hopen dat je snel een passende en uitdagende positie vindt. Nogmaals dank voor je tijd en interesse in [Bedrijfsnaam].”
Sollicitant: “Bedankt. Fijne dag nog.”
Interviewer: “Van hetzelfde. Tot ziens.”
Belangrijk om te onthouden als je iemand afwijst
Het is belangrijk te weten dat afwijzing op basis van bepaalde kenmerken discriminerend is en wettelijk verboden. Hier zijn enkele redenen op basis waarvan je iemand niet mag afwijzen:
- Zwangerschap of ouderschapsstatus
Je mag een sollicitant niet afwijzen vanwege zwangerschap, recente bevalling of ouderschapsplannen. - Religie of geloofsovertuiging
Afwijzing op basis van iemands religieuze overtuigingen, praktijken of het dragen van religieuze kleding is niet toegestaan. - Etniciteit of afkomst
Discriminatie op basis van afkomst, huidskleur of etnische achtergrond is verboden. - Geslacht of genderidentiteit
Je mag geen onderscheid maken op basis van geslacht, genderidentiteit of genderexpressie. - Seksuele geaardheid
Afwijzing op basis van de seksuele geaardheid van een sollicitant is onacceptabel. - Leeftijd
Het is niet toegestaan om een kandidaat af te wijzen vanwege zijn of haar leeftijd, tenzij het specifiek betrekking heeft op een noodzakelijke functie-eis. - Handicap of gezondheidsstatus
Je mag geen onderscheid maken op basis van een fysieke of mentale beperking, mits de kandidaat in staat is om de essentiële taken van de functie uit te voeren met redelijke aanpassingen.
Minder afwijzingen met Monsterboard
Kandidaat na kandidaat overbrengen dat ze de baan niet hebben gekregen valt niet mee. Vermijd een onnodige afwijzing sollicitatie daarom door gebruik te maken van de Pay-for-Performance oplossing van Monsterboard! Hiermee bereik je de meest geschikte kandidaten razendsnel en tegen lagere kosten dan met traditionele vacatures. Met een flexibel budget op basis van bedrijfsbehoeften en het reeds behaalde resultaat bereik je de ideale werknemer binnen no-time.