Zo schrijf je een pakkende e-mail naar kandidaten

In minder dan 5 seconden beoordeelt een kandidaat of uw e-mail voor hem interessant genoeg is. Heeft u een boeiende vacature en wilt u die via e-mail onder de aandacht brengen van uw doelgroep, zorg dan dat u hem zo pakkend maakt dat ze wel door moéten lezen. Weten hoe? Lees hier hoe u uw e-mails verbetert.
 

1 – Maak een pakkende onderwerpregel
Gemiddeld ontvangt een werknemer zo’n 121 e-mails per dag. Wilt u opvallen tussen deze hoeveelheid berichten, dan zult u moeten beginnen met een pakkend onderwerp. Dat is immers het eerste wat de ontvanger ziet en waarop hij besluit om door te lezen of niet. Enkele tips voor een pakkend onderwerp:

• Wees relevant – Mensen zitten niet te wachten op e-mails van onbekenden, tenzij ze erop vooruit kunnen gaan. Benadruk dus de WIIFM (what’s in it for me). Wat heeft de kandidaat aan uw boodschap?
• Maak het persoonlijk – Voeg de voornaam van de ontvanger toe aan uw mail. Dit valt op en de ontvanger voelt zich meer aangesproken.
• Stel een vraag – Het leuke van vragen stellen is dat men automatisch over het antwoord nadenkt. Dat gaat vanzelf. Een prikkelende vraag maakt iemand zo meteen alert.
• Wees concreet – Prikkelen met een cryptische vraag kan werken, maar heel vaak helpt het ook om gewoon concreet te zijn. Vertel wat u te bieden hebt. Wat is de inhoud van de vacature, waarom is deze zo interessant?

 

2 – Hou het onderwerp kort
Een gemiddelde inbox biedt niet heel veel ruimte voor een onderwerpregel en dat geldt helemaal voor mobiele telefoons. Is het onderwerp te lang, dan wordt deze hinderlijk afgebroken. Het bekende mailprogramma MailChimp analyseerde dat succesvolle onderwerpregels niet langer dan 50 karakters zijn. Wilt u zeker weten dat hij op een iPhone niet wordt afgebroken, hou u onderwerpregel dan onder de 35 karakters.
 

3 – Schrijf een pakkende openingszin
De eerste zin van de e-mail is minstens zo belangrijk als de onderwerpregel. U wilt niet dat de lezer alsnog afhaakt. Val meteen met de deur in huis en benadruk het voordeel voor de lezer. Dat kan ook in de vorm van een vraag – tenzij u die al in het onderwerp hebt gebruikt.
 

4 – Profiteer van de preview-tekst
De meeste e-mailbrowsers tonen al in het overzicht de eerste zin(nen) van de e-mail. Dus voordat de lezer hem officieel geopend heeft. Ook daarom is een pakkende openingszin van belang.

In sommige e-mailtemplates kunt u een aparte zin toevoegen die als preview getoond wordt na de onderwerpregel. Maak daar gebruik van om de onderwerpregel te ondersteunen en de lezer nog meer aan te sporen verder te lezen. In feite geldt deze zin als een soort tweede onderwerp.
 

5 – Hou ook de e-mail kort
Ook de e-mail zelf moet niet te lang zijn. Vertel de belangrijkste zaken en verleid daarmee de lezer om door te klikken naar uw daadwerkelijke vacature. Daar kunt u de rest van uw verhaal kwijt.

Want ook hiervoor geldt weer: de meeste lezers, lezen hun e-mail op hun mobiel. Een te langer tekst schrikt af. En zo zullen ze nooit het einde van uw mail halen, waarin misschien wel uw belangrijkste aanbod staat.
 

6 – Plaats hyperlinks meerdere keren
Wacht om die reden niet tot het einde om een hyperlink naar uw vacature of contactformulier op te nemen. Plaats hem ook al vrij snel aan het begin van de mail. Als kandidaten geïnteresseerd zijn, kunnen ze zo meteen doorklikken. Plaats de belangrijkste link minimaal twee keer (begin en eind) maar niet meer dan drie keer in de mail. Dan wordt het wel erg een overkill en gaat het tegenstaan.
 

7 – Doe een A/B-test
Probeer eens twee verschillende e-mails uit en kijk welke het beste werkt. Zo’n A/B-test heeft alleen zin als u mails naar veel mensen stuurt. U kunt ook de e-mail hetzelfde laten en verschillende onderwerpregels testen. De informatie is niet alleen handig voor deze vacature, maar ook voor toekomstige mails die u zult verzenden.

8 – Kies juiste tijdstip
Timing is everything. Maar wat is nu het juiste tijdstip om een mail te verzenden? Dat hangt vooral van uw doelgroep af. De stelregel is dat veel mensen hun mail overdag lezen (ook als ze op werk zijn) en minder in de avond en het weekend. Maar heeft u een jongere doelgroep die eigenlijk altijd wel zijn mail leest, dan maakt het weer minder uit.

Bovendien: kiest u voor de tijdstippen waarop de meeste mensen hun mail lezen, dan bent u vermoedelijk niet de enige mail. Wilt u opvallen, kies dan eens voor een afwijkend moment. Bijvoorbeeld om 6 uur ’s ochtends. Bent u meteen de eerste van de dag. Ook dit kunt u testen door meerdere momenten uit te proberen.