Werven met social media kanalen: Begrijp de wettelijke richtlijnen

Er bestaat geen twijfel over dat het gebruik van social media de manier waarop bedrijven te werk gaan heeft veranderd, en de trend gaat veel verder dan marketing. Slimme bedrijven volgen social media-trends om hun werving en selectie te ondersteunen.

Als je denkt dat social media te ingewikkeld is of slechts een trend, bedenk dan dat het gebruik van achtergrondonderzoek bij werving tien jaar geleden nog een nieuw idee was. Zorg ervoor dat je de regelgeving omtrent social media begrijpt voordat je ermee aan de slag gaat. Een beetje gezond verstand kan ook geen kwaad.

Hou je onderzoek naar kandidaten rechtmatig

Een van de eenvoudigste manieren om sociale media kanalen te gebruiken voor werving is om de openbare berichten en accounts van een sollicitant te bekijken. Dit kan een beter beeld van hem of haar als potentiële werknemer opleveren. Maar wees voorzichtig. Zodra je het online profiel van een kandidaat hebt bekeken, gaat een rechtbank ervan uit dat je op de hoogte bent van de ‘beschermde eigenschappen’ van die persoon, die vaak zijn af te leiden uit hun berichten online.

Deze eigenschappen omvatten geslacht en ras, evenals eigenschappen die niet altijd duidelijk zijn in een persoonlijk gesprek, zoals religie, leeftijd, seksuele geaardheid of handicap. In dergelijke gevallen moeten werkgevers goed opletten dat ze hun sollicitatievragen of besluitvorming binnen de wettelijke grenzen voor sollicitatiegesprekken houden.

Maar wat als het profiel van een kandidaat doet vermoeden dat hij of zij mogelijk niet geschikt is voor de functie, of zelfs een gebrek aan openheid toont over zijn of haar achtergrond of capaciteiten? Hier zijn een paar van zulke scenario’s:

• Een vrouwelijke kandidaat heeft tal van berichten op haar Facebook-account over haar ‘varken’ van een ex-man die niet naar de kinderen omkijkt, waardoor ze regelmatig te laat komt op haar huidige werk.
• Een sollicitant heeft gesolliciteerd voor een baan die zwaar tillen en veel lopen vereist, maar op zijn online profielen is te zien dat hij een wandelstok gebruikt.

Als je ervoor kiest om sociale media kanalen te bekijken als onderdeel van je werving, kun je beter wachten totdat je een kandidaat persoonlijk hebt ontmoet. Door social media op een meer gerichte manier te gebruiken loop je minder kans om ervan beschuldigd te worden een eenzijdige selectiebeslissing te hebben genomen of te hebben vertrouwd op uit een social mediaprofiel afgeleide beschermde eigenschappen.

• Als je besluit om te werven met social media, zorg er dan voor dat je op hetzelfde punt in het proces dezelfde zoekopdrachten uitvoert voor elke sollicitant.
• Zorg ervoor dat je screenshots afdrukt of opslaat als je iets ziet waardoor je twijfelt aan de openheid, professionaliteit of het oordeel van de kandidaat.
• Als je een antecedentenonderzoek uitvoert, dien je je te houden aan de vereisten van de Autoriteit Persoonsgegevens

Gebruik social media informatie rechtmatig

Er is echter genoeg rechtmatige informatie te vinden op social media. Heeft je kandidaat een Twitter-account die hij of zij regelmatig bijwerkt met doordachte ‘tweets’? Toont hun aanwezigheid op social media een diepere interesse in het soort baan waarop ze solliciteren?

Hoewel sociale media kanalen niet mogen worden gebruikt om definitieve beslissingen over het aannemen te nemen, kunnen ze worden gebruikt als een verlengstuk van het cv; een ijsbreker die de gespreksleider een dieper begrip geeft van de kandidaat. Dit geldt met name als ervaring met zakelijk gebruik van social media noodzakelijk is voor de betreffende functie. Een kandidaat voor een marketingfunctie die weet hoe hij of zij zichzelf via Facebook kan ‘verkopen’, onderscheidt zich van anderzijds even gekwalificeerde werkzoekenden.

Bekijk en beoordeel je eigen aanwezigheid op social media

Onthoud bij het gebruik van social media om onderzoek te doen dat het tweerichtingsverkeer is. Ga ervan uit dat sollicitanten en nieuwe medewerkers jou en jouw bedrijf onder de loep zullen nemen en zelfs de identiteit van mogelijke sollicitatiegesprekspartners van tevoren zullen proberen te achterhalen.

Het zou natuurlijk ideaal zijn om een sterke aanwezigheid op sociale media kanalente hebben die getuigt van een sterk werkgeversmerk en jouw mkb-marketingstrategie ondersteunt door consumenten en werkzoekenden nuttige informatie over jouw bedrijf te verschaffen. Maar niet elk bedrijf heeft de tijd of middelen om een socialmedia-marketingplan en een onlinecontentstrategie te ontwikkelen.

Zorg er in ieder geval voor dat alle materialen waarover je beschikt correct en rechtmatig zijn. Dingen om rekening mee te houden bij vacatures op social media:

• Zorg ervoor dat het profiel van jouw bedrijf vermeldt dat het bedrijf iedereen gelijke kansen biedt.
• Doe geen uitspraken die kunnen worden opgevat als een belofte van een dienstverband of zakelijke kans; vooral als de site ‘live’ is en werknemers verantwoordelijk zijn voor het toevoegen van opmerkingen of blogberichten.
• Weet precies wie binnen jouw bedrijf (of mogelijke een externe partner) content aan het profiel van het bedrijf kan toevoegen of wijzigen; zorg ervoor dat het consistent is met andere marketing- en reclameberichten.

Ga tactvol om met ‘slechte’ socialmedia-informatie

De wetgeving inzage gebruik social media ontwikkelt zich voortdurend.

Hoewel dergelijke gevallen werkgevers zeker aan het twijfelen zullen brengen, kan een advocaat die bekend is met arbeidskwesties, privacy en de veranderende wetgeving van social media de beste koers helpen uitzetten. Hoewel het niet altijd helemaal duidelijk is wat een potentiële werkgever rechtmatig kan doen met een kandidaat die op social media zijn of haar beklag heeft gedaan over een huidige baas, kun je een socialmedia-beleid opstellen als onderdeel van je socialmedia-strategie.

Hoe zit het met de negatieve informatie die het professionele imago van de sollicitant beschadigen? Denk aan foto’s van een dronken, zich misdragende sollicitant of opmerkingen die getuigen van onbegrip of onverdraagzaamheid? Behandel deze informatie hetzelfde als informatie die tijdens het sollicitatiegesprek of in een cv hebt opgedaan.

Maar onthoud dat een kandidaat mogelijk niet de controle heeft over elke afbeelding die op social media wordt geplaatst. Houd dus rekening met de algehele context.

Geef de sollicitant een eerlijke kennisgeving

Het is niet nodig om een sollicitant een verklaring van afstand te laten ondertekenen op basis waarvan je zijn of haar socialmedia-accounts kunt bekijken; het is een ‘best practice’ om hem of haar vooraf te laten weten dat je alle “openbare socialmedia-accounts” zal bekijken.

De kans is groot dat als kandidaten social media gebruiken als een effectief hulpmiddel in hun zoektocht naar een baan, of als ze interessante dingen te zeggen hebben op social media, zij hun online aanwezigheid waarschijnlijk toch zullen promoten.

Vacatures op social media

Weet je met alle sociale media kanalen nog waar je tijdens het wervingsproces de prioriteit moet leggen nu er zoveel informatie beschikbaar is. Bij Monsterboard kennen we de juridische implicaties van het gebruik van social media en begrijpen we de uitdagingen waarmee bedrijven zoals de jouwe worden geconfronteerd. Laat ons je helpen met een gratis proefperiode.

Juridische disclaimer: Dit artikel is niet bedoeld als vervanging van professioneel juridisch advies. Vraag bij eventuele juridische vragen altijd een advocaat om advies.