Vacature: Officemanager
Functietitel: Officemanager bij rederij
Korte intro: Welkom bij [Bedrijfsnaam], een toonaangevende rederij met een rijke geschiedenis in de scheepvaartindustrie. Wij zijn gespecialiseerd in het wereldwijd vervoeren van goederen en staan bekend om onze betrouwbaarheid, innovatie en klantgerichte aanpak. Met een dynamisch team van professionals streven wij ernaar om de hoogste normen van dienstverlening te leveren en duurzame relaties met onze klanten op te bouwen. Bij [Bedrijfsnaam] heerst een cultuur van samenwerking en groei, waar iedereen de kans krijgt om zijn talenten te ontwikkelen en bij te dragen aan ons gezamenlijke succes.
Functieomschrijving:
Wij zijn op zoek naar een proactieve en georganiseerde officemanager om ons team te versterken. In deze veelzijdige rol ben je verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse kantooractiviteiten en bied je essentiële ondersteuning aan ons team. Als spil van ons kantoor speel je een cruciale rol in het creëren van een efficiënte en prettige werkomgeving.
Verantwoordelijkheden:
- Beheren van kantoorbenodigdheden en voorraadbeheer
- Coördineren van vergaderingen, inclusief het boeken van vergaderruimtes en voorbereiden van benodigde materialen
- Ondersteunen van het managementteam en andere medewerkers met administratieve taken
- Beheren van de correspondentie, inclusief e-mail en telefoonverkeer
- Organiseren van interne en externe evenementen en bijeenkomsten
- Bijhouden en beheren van budgetten en kantooruitgaven
- Fungeren als aanspreekpunt voor leveranciers en dienstverleners
- Zorgen voor een nette en georganiseerde werkomgeving
- Assisteren bij HR-taken zoals onboarding van nieuwe medewerkers en afhandelen van verlofaanvragen
Vereiste vaardigheden en kwalificaties:
- Minimaal een diploma in bedrijfskunde, administratie of een gerelateerd veld
- Aantoonbare ervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur als officemanager of administratief medewerker
- Uitstekende organisatorische en multitasking vaardigheden
- Sterke communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling
- Probleemoplossend vermogen en proactieve houding
- Vertrouwd met kantoorsoftware zoals Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) en eventuele projectmanagementtools
- Klantgerichte instelling en het vermogen om effectief samen te werken met diverse teamleden
- Discreet en betrouwbaar met gevoel voor vertrouwelijkheid en integriteit
Bedrijfscultuur en voordelen:
Bij [Bedrijfsnaam] geloven we in een ondersteunende en inclusieve werkomgeving waar elke medewerker de kans krijgt om te groeien. Wij bieden:
- Competitief salaris, afhankelijk van ervaring en kwalificaties.
- Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals reiskostenvergoeding, bedrijfsfitness, laptop en telefoon van de zaak en vakantiedagen conform CAO.
- Mogelijkheden voor professionele ontwikkeling en loopbaanontwikkeling
- Een dynamische en collegiale werkomgeving
- Flexibele werktijden en mogelijkheden voor remote werken
- Een fulltime (38 uur per week) contract met uitzicht op vast dienstverband na een jaar.
Sollicitatieprocedure:
Solliciteren? Stuur je cv en motivatiebrief naar [e-mailadres] vóór [sluitingsdatum]. We kijken ernaar uit om van je te horen en mogelijk onze nieuwe officemanager aan boord te verwelkomen!
Wat is belangrijk om te onthouden bij het opstellen van een functieomschrijving officemanager?
Bij het opstellen van een functieomschrijving voor een officemanager zijn er verschillende belangrijke aspecten om in gedachten te houden. Door de volgende elementen helder en aantrekkelijk op te nemen in de vacaturetekst trek je de aandacht van gekwalificeerde en gemotiveerde officemanagers die binnen de organisatie passen:
1. Een goed overzicht van wat de functie inhoudt.
Werkzoekenden willen een gedetailleerde omschrijving van de dagelijkse taken en verantwoordelijkheden. Een duidelijke en uitgebreide lijst helpt hen om te bepalen of de rol aansluit bij hun vaardigheden en ervaringen.
2. De nodige vaardigheden en kwalificaties.
Kandidaten willen weten welke vaardigheden en kwalificaties nodig zijn voor de functie. Vermeld ook de vereiste opleiding en eerdere werkervaring die relevant zijn voor de functie.
3. Bedrijfscultuur en werkomgeving.
Werkzoekenden willen werken in een omgeving die past bij hun persoonlijke waarden en werkstijl. Beschrijf daarom de bedrijfscultuur en kernwaarden nauwkeurig. Dit geeft kandidaten een idee of ze goed passen binnen het team en de bredere organisatie.
4. Doorgroeimogelijkheden.
Ambitieuze kandidaten zoeken naar functies die kansen bieden om zich professioneel te ontwikkelen. Door doorgroeimogelijkheden te beschrijven trek je kandidaten aan die op zoek zijn naar een lange termijn carrière.
5. Praktische informatie.
Werkzoekenden letten ook op praktische details zoals werktijden, salarisindicatie, locatie van het kantoor en secundaire arbeidsvoorwaarden. Deze informatie helpt hen om een volledige beoordeling te maken van de functie en of deze past bij hun levensstijl en financiële behoeften.
Wat zet je in je vacaturetekst voor officemanagers?
Bij het opstellen van een functieomschrijving officemanager zijn een aantal dingen belangrijk. Zo dien je antwoord te geven op de vraag “wat doet een officemanager?” door een lijst van officemanager taken te maken. Ook is het belangrijk om een duidelijk functieprofiel officemanager te creëren voor de vacaturetekst. Zo kun je effectiever en efficiënter communiceren en werven.
Welke taken krijgt je nieuwe officemanager?
Een officemanager is een spin in het web. De taken van een officemanager variëren en zijn breed. Een aantal voorbeelden van officemanager taken zijn:
- Beheer van kantoorbenodigdheden – Bestellen en beheren van kantoorbenodigdheden en voorraad.
- Coördineren van vergaderingen – Boeken van vergaderruimtes, voorbereiden van vergadermateriaal en notuleren.
- Administratieve ondersteuning – Ondersteunen van het managementteam en andere medewerkers met administratieve taken zoals het opstellen van documenten, het beheren van correspondentie en archivering.
- Budgetbeheer – Bijhouden en beheren van budgetten en kantooruitgaven.
- Organiseren van evenementen – Plannen en uitvoeren van interne en externe evenementen en bijeenkomsten.
- Contactpersoon voor leveranciers – Fungeren als aanspreekpunt voor leveranciers en dienstverleners, en beheren van contracten en facturen.
- HR-ondersteuning – Assisteren bij HR-taken zoals onboarding van nieuwe medewerkers, het bijhouden van personeelsdossiers en het afhandelen van verlofaanvragen.
- Faciliteitenbeheer – Zorgen voor een nette en georganiseerde werkomgeving, inclusief het onderhoud van kantoorapparatuur en faciliteiten.
- Communicatiebeheer – Beheren van interne communicatie en ervoor zorgen dat belangrijke informatie tijdig wordt gedeeld met alle medewerkers.
- Implementeren van kantoorbeleid – Ervoor zorgen dat kantoorprocedures en -beleid worden nageleefd en verbeteringen voorstellen waar nodig.
- Ondersteunen van IT-taken – Basisondersteuning bieden voor IT-problemen en fungeren als contactpersoon voor de IT-afdeling.
Welke vaardigheden heeft je ideale officemanager?
Bij het opstellen van een functieomschrijving officemanager zijn zowel de taken als de gewenste vaardigheden belangrijk om helder te omschrijven. Een aantal voorbeelden van vaardigheden die gewenst zijn bij een officemanager zijn:
- Sterke organisatorische vaardigheden
- Communicatieve vaardigheden
- Probleemoplossend vermogen
- Multitasking
- Technische vaardigheden
- Leiderschapsvaardigheden
- Detailgerichtheid
- Klantgerichte instelling
- Discretie en integriteit
- Flexibiliteit en aanpassingsvermogen
Tips voor het opstellen van een functieomschrijving officemanager
Het schrijven van een effectieve vacaturetekst voor officemanager vereist zorgvuldige overweging en planning. Hier zijn een aantal tips om je te helpen een aantrekkelijke en informatieve vacaturetekst te schrijven:
1. Gebruik een duidelijke titel
Zorg ervoor dat de functietitel duidelijk en herkenbaar is. Bijvoorbeeld: “Officemanager gezocht bij [Bedrijfsnaam]”.
2. Begin met een pakkende introductie
Start met een korte en aantrekkelijke introductie die de aandacht van de potentiële officemanager trekt. Beschrijf kort waarom de rol belangrijk is en wat het bedrijf uniek maakt.
3. Beschrijf het bedrijf en de werkomgeving
Geef een beknopte beschrijving van het bedrijf, inclusief de missie, visie en kernwaarden. Dit helpt kandidaten te begrijpen waar uw bedrijf voor staat en of ze zich daarmee kunnen identificeren. Zo weet een sociale en extraverte kandidaat bijvoorbeeld dat de officemanager functie bij een groot internationaal bedrijf een goede match is.
4. Vergeet de voordelen en doorgroeimogelijkheden niet
Beschrijf de voordelen en doorgroeimogelijkheden die de organisatie biedt. Bijvoorbeeld:
- Competitief salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden
- Mogelijkheden voor professionele ontwikkeling en loopbaanontwikkeling
- Flexibele werktijden en mogelijkheden voor remote werken
5. Gebruik een aansprekende en professionele toon
Schrijf de functieomschrijving officemanager in een toon die past bij de bedrijfscultuur en aard van de functie. Houd het professioneel, maar ook aantrekkelijk en uitnodigend.
6. Gebruik inclusieve taal
Het is belangrijk om gelijke kansen binnen het bedrijf te promoten. Maak daarom gebruik van inclusieve taal, zoals “de kandidaat” en “de sollicitant” in plaats van hij/zij.
7. Sluit af met een call-to-action
Sluit de vacaturetekst af met een duidelijke instructie voor het indienen van de sollicitatie. Bijvoorbeeld: “Ben je enthousiast over deze kans? Stuur je cv en motivatiebrief naar [e-mailadres] voor [deadline]. We kijken uit naar je reactie!”
Vind vandaag nog jouw ideale officemanager kandidaat
Door het opstellen van een feilloze functieomschrijving officemanager wordt het aantrekken van de juiste kandidaat een peulenschil. We maken het je nog gemakkelijker met ons Pay-for-Performance model, waarbij Monsterboard jouw vacatures aan de juiste kandidaten toont. Het biedt je de flexibiliteit om budget toe te wijzen op basis van bedrijfsbehoeften en het reeds behaalde resultaat. Start je wervingsproces vandaag nog!
