Functieomschrijving administratief medewerker
Vacature titel: Administratief medewerker bij advocatenkantoor
Korte intro:
Wij zijn een snelgroeiend bedrijf in [sector/locatie] dat op zoek is naar een enthousiaste en gedreven administratief medewerker om ons team te versterken. Bij ons draait alles om teamwork en klanttevredenheid. Als administratief medewerker speel je een belangrijke rol in het dagelijkse reilen en zeilen van ons bedrijf.
Onze kantooruren zijn van maandag tot vrijdag van 9:00 tot 17:00 uur, zodat je een goede balans hebt tussen werk en vrije tijd. Flexibiliteit is ook belangrijk voor ons, dus we proberen altijd rekening te houden met persoonlijke behoeften als het gaat om thuiswerken of flexwerken.
Wat ons zo speciaal maakt? We zijn een hecht team dat initiatief en creativiteit aanmoedigt! Bij ons krijg je de kans om te groeien en je vaardigheden te ontwikkelen in een ondersteunende omgeving. We organiseren regelmatig leuke teamactiviteiten en bieden trainingen om je te helpen het beste uit jezelf te halen. Onze bedrijfscultuur is open en inclusief, waar iedereen wordt aangemoedigd om ideeën te delen en bij te dragen aan ons succes!
Functieomschrijving:
Als administratief medewerker ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan administratieve taken. Je belangrijkste verantwoordelijkheden omvatten:
- Het beheren van inkomende en uitgaande correspondentie, waaronder e-mails, telefoongesprekken en post.
- Het uitvoeren van gegevensinvoer en -beheer, inclusief het bijwerken van databases en het verwerken van documenten.
- Assisteren bij het opstellen van rapporten, presentaties en andere documenten.
- Beheren van agenda’s, het plannen van afspraken en het coördineren van vergaderingen.
- Ondersteunen van andere teamleden en afdelingen bij ad-hoc administratieve taken.
Gewenste vaardigheden en kwalificaties:
We zoeken een administratief medewerker met de volgende vaardigheden en kwalificaties:
- Uitstekende kennis van kantoorsoftware, waaronder Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
- Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
- Vermogen om zelfstandig te werken en prioriteiten te stellen in een dynamische werkomgeving.
- Nauwkeurigheid en precisie in het uitvoeren van taken.
- Klantgerichte instelling en vermogen om professioneel te communiceren met collega’s en externe contacten.
- Minimaal een MBO-diploma in administratie of een vergelijkbare relevante opleiding.
- Ervaring in een vergelijkbare administratieve rol is een pluspunt.
Voordelen van werken bij ons:
Wij bieden een uitdagende en stimulerende werkomgeving waarin jouw bijdrage wordt gewaardeerd. Als onderdeel van ons team krijg je de mogelijkheid om je vaardigheden verder te ontwikkelen en te groeien binnen het bedrijf. We bieden een competitief salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder [specificeer bijv. salaris, vakantiedagen, pensioenregeling, opleidingsmogelijkheden].
Sollicitatieprocedure:
Ben jij de administratief medewerker die we zoeken? Stuur dan je cv en een motivatiebrief waarin je uitlegt waarom je geschikt bent voor deze functie. We kijken uit naar je sollicitatie!
Details, voordelen en salaris:
- Werkdagen en -uren: Maandag tot vrijdag, van 9:00 tot 17:00 uur.
- Werklocatie: [Bedrijfslocatie], goed bereikbaar met openbaar vervoer en voldoende parkeergelegenheid.
- Contract: Fulltime (40 uur per week), met mogelijkheid tot vast dienstverband na een succesvolle proefperiode van 3 maanden.
- Salarisrange: Concurrerend salaris, afhankelijk van ervaring en kwalificaties.
- Secundaire arbeidsvoorwaarden:
- Reiskostenvergoeding of OV-vergoeding.
- Mogelijkheid tot deelname aan bedrijfsfitnessprogramma.
- Vakantiedagen conform CAO.
- Mogelijkheden voor professionele ontwikkeling en training.
- Een prettige werkomgeving met een gemotiveerd team.
- Kans om te groeien binnen het bedrijf en je vaardigheden verder te ontwikkelen.
Wat is belangrijk om te noemen in een functieomschrijving administratief medewerker?
Werkzoekende administratief medewerkers letten op verschillende aspecten van een vacaturetekst. Houd bij de vacaturetekst voor administratief medewerker dan ook rekening met het feit dat de kandidaat de volgende punten belangrijk vindt:
- Duidelijkheid van taken en verantwoordelijkheden
- Helderheid over de vereiste vaardigheden
- Begrip van de bedrijfscultuur
- Salaris en voordelen
- De sollicitatieprocedure
1. Duidelijkheid van taken en verantwoordelijkheden
Werkzoekenden willen weten wat de verantwoordelijkheden en taken van de administratief medewerker precies inhouden. Ze willen precies weten wat er van hen verwacht wordt voordat ze reageren op de vacature. Omschrijf daarom kort maar nauwkeurig wat precies de bedoeling is.
2. Helderheid over de vereiste vaardigheden
Kandidaten willen weten welke vaardigheden de administratief medewerker dient te hebben. Door deze duidelijk weer te geven kan de kandidaat beoordelen of ze aan deze eisen voldoen. Zo bespaar je jezelf en de werkzoekenden tijd en energie.
3. Begrip van de bedrijfscultuur
Een ander belangrijk aspect waar kandidaten op letten in de functieomschrijving administratief medewerker is of ze bij de bedrijfscultuur en waarden passen. Ze willen zich kunnen identificeren met de organisatie en zich op hun gemak voelen binnen het team. Komt de vacature maar flauwtjes over, dan raak je iemands interesse gauw kwijt.
4. Salaris en voordelen
Uiteraard zijn het salaris en de secundaire arbeidsvoorwaarden belangrijke punten van aandacht voor sollicitanten. Ze willen weten welke compensaties geboden worden, zoals het salarisniveau, het aantal vakantiedagen, pensioenregelingen en eventuele andere voordelen.
5. De sollicitatieprocedure
Werkzoekenden willen tot slot ook weten hoe ze kunnen solliciteren en wat het selectieproces precies inhoudt. Ze kijken naar de sollicitatieprocedure en de verwachte reactietijden, inclusief deadlines voor het indienen van sollicitaties en mogelijke vervolgstappen in het selectieproces. Hoe transparanter je bent, hoe aantrekkelijker het is om te reageren. Mensen willen graag weten waar ze aan toe zijn!
Wat zet je in je vacaturetekst voor administratief medewerkers?
Als je een vacaturetekst met functieomschrijving administratief medewerker opstelt is het belangrijk om een aantal zaken te behandelen. Zo dien je antwoord te geven op de vraag “wat doet een administratief medewerker” en is het belangrijk aan te geven welke vaardigheden, administratief medewerker competenties en kwalificaties er nodig zijn voor de functie.
Welke taken krijgt je nieuwe administratief medewerker?
Een administratief medewerker heeft een breed scala aan administratieve taken. Schets daarom een goed beeld van de belangrijkste administratief medewerker taken in de vacaturetekst zodat de kandidaat weet wat de verwachtingen zijn. Administratief medewerker werkzaamheden voorbeelden zijn:
- Documentbeheer
Zoals het organiseren, archiveren en bijwerken van bestanden en dossiers.
- Gegevensinvoer
Het nauwkeurig invoeren van gegevens in databases, spreadsheets of andere software. Dit kan om informatie gaan zoals klantgegevens, facturen, inventaris, etc.
- Correspondentiebeheer
Het afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie zoals e-mails, telefoongesprekken, brieven en pakketten.
- Agendabeheer
Plannen en coördineren van afspraken, vergaderingen, evenementen, reisarrangementen en accommodaties voor teamleden of managers.
- Administratieve ondersteuning
Het bieden van ondersteuning aan verschillende afdelingen binnen de organisatie. Denk aan het voorbereiden van rapporten, presentaties, projecten, etc.
- Klantenservice
Het verstrekken van basisinformatie aan klanten of bezoekers en het verwerken van verzoeken of klachten op een professionele en beleefde manier.
- Financiële administratie
Het assisteren bij eenvoudige financiële taken, zoals facturering, betalingen verwerken, en het bijhouden van inkomsten en uitgaven.
- Algemene kantoororganisatie
Het zorgen voor een georganiseerde en efficiënte kantooromgeving door het bestellen van kantoorbenodigdheden, het beheren van faciliteiten en het onderhouden van apparatuur.
- Follow-up
Het opvolgen van openstaande taken, deadlines en actiepunten om ervoor te zorgen dat processen soepel verlopen.
- Multitasking en prioriteren
Het vermogen om meerdere taken tegelijkertijd uit te voeren en prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving.
Welke vaardigheden heeft je ideale administratief medewerker?
Bedenk welke vaardigheden voor een administratief medewerker je belangrijk vindt om te noemen in de functieomschrijving administratief medewerker. Een aantal voorbeelden zijn:
- Sterke organisatorische vaardigheden
- Rapporteren
- Processen managen
- Professionaliteit
- Oplossingsgerichtheid
- Informatie analyseren
- Oog voor detail
- Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
- Vermogen om zelfstandig te werken
- Vermogen om prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving
- Nauwkeurigheid in het uitvoeren van taken
- Klantgerichte instelling
- Vermogen om professioneel te communiceren met collega’s en externe contacten
Tips voor het opstellen van een functieomschrijving administratief medewerker
Buiten het noemen van werkzaamheden administratief medewerker zijn er nog een aantal belangrijke punten om op te letten bij het opstellen van een sterke vacaturetekst administratief medewerker. Hier zijn onze tips voor het opstellen van een personeelsadvertentie voor administratief medewerkers:
1. Wees duidelijk en beknopt
Zorg ervoor dat de vacaturetekst helder en gemakkelijk te begrijpen is. Gebruik beknopte zinnen en vermijd vakjargon.
2. Gebruik bullet points
Door bullet points in je vacaturetekst te verwerken creëer je overzicht. Gebruik ze bijvoorbeeld bij het opsommen van verantwoordelijkheden en vereiste vaardigheden.
3. Wees inclusief
Moedig diverse kandidaten aan om te solliciteren door gebruik te maken van inclusief taalgebruik, zoals “de kandidaat” en “de sollicitant” in plaats van hij/zij. Zo benadruk je de gelijke kansen binnen het bedrijf.
4. Geef duidelijke instructies voor sollicitatie
Vertel kandidaten hoe ze kunnen solliciteren en welke stappen ze moeten nemen. Vermeld eventuele deadlines voor sollicitaties en verwachte reactietijden.
5. Wees eerlijk en realistisch
Wees transparant over de verwachtingen en eisen van de functie. Overdrijf niet, om teleurstellingen bij kandidaten te voorkomen.
Vind vandaag nog jouw ideale kandidaat
Het aantrekken van de juiste administratieve kandidaat valt niet altijd mee. Het opsommen van de benodigde competenties en vaardigheden van de ideale kandidaat in de functieomschrijving administratief medewerker helpt als houvast in de zoektocht. Om nog een extra steuntje in de rug te bieden heeft Monsterboard een campagne-ervaring op maat ontwikkeld genaamd de Pay-for-Performance. Met dit model kunnen Monsterboard-klanten snel en flexibel personeel aannemen, met de mogelijkheid om het budget aan te passen naar behoefte. Let’s talk!
