Afspraak bevestigen per e mail voor een sollicitatiegesprek

Het vinden van gekwalificeerde kandidaten om een vacature in jouw bedrijf in te vullen is net een fulltimebaan. Het is belangrijk dat je precies weet wat je behoeftes zijn. Ook is het belangrijk dat je een interessante functiebeschrijving bijvoegt. Soms krijg je tientallen (soms honderden) cv’s die je moet doornemen en vervolgens sollicitatiegesprekken die je in moet plannen met je favoriete kandidaten. Als je het gevoel hebt dat je meer dan voldoende tijd in het proces hebt geïnvesteerd, mag de uitnodiging voor het sollicitatiegesprek niet ontbreken.

Het hoeft niet formeel te zijn, maar een uitnodiging per email voor het sollicitatiegesprek is vaak de eerste directe communicatie met een kandidaat. Daarom wil je een professionele indruk maken en ervoor zorgen dat je de kandidaat alle informatie geeft die hij of zij nodig heeft.

Hieronder bekijken we wat je in de e-mail moet opnemen, leggen we uit hoe je kandidaten geïnteresseerd houdt, en geven we enkele voorbeelden en aanwijzingen om je te helpen aan de slag te gaan.

Houd De Fase Van Het Sollicitatiegesprek In Gedachten

De meeste bedrijven voeren een reeks sollicitatiegesprekken waarvan de vorm veranderd naarmate kandidaten dichter bij de uiteindelijke beslissing komen. Het eerste gesprek kan simpelweg een telefonische screening zijn om de interesse van de kandidaat te beoordelen en een algemeen idee van hun vaardigheden en ervaring te krijgen. Het volgende gesprek kan op locatie plaatsvinden en meer voorbeeld vragen en hypothetische vragen bevatten om te bepalen hoe ze in bepaalde situaties zouden presteren en reageren.

Daarom is het raadzaam jouw uitnodiging via e-mail af te stemmen op de specifieke fase van het sollicitatiegesprek. Als het alleen maar om een telefoonscreening gaat, laat dat dan aan de kandidaat weten. Maar als het een sollicitatiegesprek op locatie is met meerdere gesprekspartners, of een lunchgesprek, zorg dan ook dat de kandidaat weet wat hij of zij kan verwachten. Je wil ze immers niet voor een verrassen laten staan; je probeert ze natuurlijk een warm welkom te (zelfs als ze uiteindelijk de baan niet krijgen).

Wat Moet Je Sollicitatiegesprek Uitnodiging Bevatten?

Hier volgen enkele elementen die je mogelijk in een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek wilt opnemen:

• Een vriendelijke inleiding – Wees gastvrij met een vriendelijke begroeting en een bericht dat aangeeft dat je geïnteresseerd bent in een gesprek over de rol bij jouw bedrijf. Maar houd het kort.
• Datum en tijd van het sollicitatiegesprek – Dit is vanzelfsprekend, maar vergeet niet om de kalenderdatum (geen “volgende woensdag”) te vermelden en de tijdzone op te geven als je internationaal talent interviewt.
• Geschatte duur van het sollicitatiegesprek – Dit geeft de kandidaat een beter inzicht in wat er van hem of haar wordt verwacht. Een telefoonscreening duurt mogelijk maar 30 minuten, maar sommige gesprekken later in het proces kunnen een stuk langer duren.
• Namen en titels van gesprekspartners – Nogmaals: je wil hen niet verrassen of nog nerveuzer maken. Door hen te laten weten hoeveel mensen er aanwezig zullen zijn en wat hun rollen binnen het bedrijf zijn, help je kandidaten zich beter voor te bereiden.
• Gespreksopzet en -onderwerp – Is het een een-op-een-gesprek met de CEO of een lunchgesprek met potentiële collega’s? Wordt er een korte presentatie van kandidaten verwacht? Wat zal er worden besproken? Moeten ze iets meenemen? Laat duidelijk weten wat er verwacht wordt.

Als het om een eerste sollicitatiegesprek op kantoor gaat, zorg dan dat de kandidaten de weg weten (met een link naar Google Maps, bijvoorbeeld), hoe ze het gebouw binnen kunnen komen, en waar ze het beste kunnen parkeren. Als het sollicitatiegesprek plaatsvindt via een online video- of telefoongesprek, deel dan duidelijke instructies over het gebruik ervan en of de kandidaat bepaalde software moet downloaden.

Voorbeeld Van Een Uitnodiging Voor Een Sollicitatiegesprek Per Mail

Je hoeft niet al te lang stil te staan, maar je wil wel een positieve (en professionele) indruk maken in je communicatie met de kandidaat. Het kan heel goed zijn dat de kandidaat over een paar weken tegenover je zit als collega. Met dit in gedachten is hier een voorbeeld van een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek.

Onderwerpregel: Sollicitatiegesprek met [naam van de gespreksleider] bij [bedrijfsnaam] voor de functie van [functietitel]

Inleiding: Hallo [naam van de kandidaat], Ik wil hierbij graag het sollicitatiegesprek voor de functie van [functietitel] met [gespreksleider] bevestigen. Tijdens het gesprek zullen we details over de functie bespreken en je een aantal vragen stellen over je ervaring en vaardigheden. Hieronder de details voor het gesprek:

Wanneer: [datum, tijd en duur]

Waar: [volledig adres, telefoonnummer vanaf waar gebeld zal worden, of online locatie plus toegangsgegevens]

Wie: [naam en titel van de gespreksleider] Je kunt parkeren op de parkeerplaats naast ons gebouw, we zorgen dat er een plek voor je gereserveerd is. De bewaker in de lobby heeft jouw naam en zal je naar onze verdieping sturen, waar we je zullen ontvangen. Aarzel niet om contact met mij op te nemen via [telefoonnummer en/of e-mailadres] als je nog vragen hebt of als het gesprek verzet moet worden. We kijken ernaar uit om je te ontmoeten en deze mogelijkheid verder met je te bespreken. Met vriendelijke groet, [jouw naam en titel]

Nodig snel kandidaten uit voor een sollicitatiegesprek

Een goede voorbereiding is het halve werk, en zo ook het vooraf creëren van formats voor uitnodigingen en afspraakbevestigingen per email. Heb je dit op orde? Dan wordt het tijd om de juiste kandidaten aan te trekken! Monsterboard helpt je hier graag bij. Met ons Pay-for-Performance model bereik je de meest geschikte kandidaten supersnel met gerichte advertenties. Bovendien betaal je alleen wanneer kandidaten zich aanmelden; een grote kostenbesparing!