Hoe schrijf je een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek?

Je hebt voor je gevoel ontelbare cv’s doorgespit en hebt eindelijk de lijst van potentiële kandidaten samengesteld. De fase van het interviewen van kandidaten ingaan kan zowel opwindend als intimiderend zijn. Het vereist meer tijd, moeite en planning, en het nodige onderscheidingsvermogen.

De eerste stap is echter om oog in oog te komen met je gekozen sollicitanten voor een sollicitatiegesprek. Het versturen van een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek klinkt eenvoudig, maar het loont om een strategie in je achterhoofd te houden om een gepaste toon aan te slaan en de juiste informatie te vermelden. De volgende tips zullen je hierbij helpen.

Waarom zou je een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek schrijven?

Je kunt een kandidaat per e-mail uitnodigen voor de volgende fase in het sollicitatieproces. Of het nu een sollicitatiegesprek per video, per telefoon, of in levenden lijve is. Nadat je hun cv’s hebt doorgenomen en je lijst hebt verfijnd, dient het versturen van uitnodigingen per e-mail als een handig dossier van de kandidaten met wie je contact hebt opgenomen, wanneer je de uitnodiging hebt verstuurd, wie er heeft gereageerd en hoelang het duurde voordat ze reageerden. In vergelijking met telefonisch contact kan het tijd besparen en ontvangers in staat stellen om de uitnodiging te lezen en erop te reageren wanneer hen dat uitkomt.

Denk na over de kandidaatervaring

De kandidaatervaring verwijst naar het totaalresultaat van alle interacties die je hebt met een kandidaat tijdens het wervingsproces. Het belang van de kandidaatervaring voor het wervingsproces en het bedrijfsimago is sterk gegroeid. De uitnodiging voor een sollicitatiegesprek is een van de eerste interacties die een kandidaat met je bedrijf zal hebben, en eerste indrukken zijn belangrijk.

De e-mail die je stuurt zal bijdragen aan wat de kandidaat van je bedrijf vindt, dus moet je een poging doen om hen gewaardeerd, welkom en enthousiast te laten voelen over de mogelijkheid om uitgenodigd te worden voor een sollicitatiegesprek bij jouw bedrijf. Sla een sympathieke toon aan door hen te bedanken voor hun sollicitatie en hen misschien te laten weten wat je aansprak in hun cv, sollicitatiebrief of een ander deel van hun sollicitatie. Het is geen probleem om een sjabloon te gebruiken om tijd te besparen, maar vermijd onpersoonlijke, voorgeformuleerde e-mails die niet eens hun naam of sollicitatie noemen.

Wat neem je op in je e-mail

Jouw e-mail dient kort en bondig te zijn, maar neem er zeker een paar belangrijke elementen in op:

• Je naam, functie en bedrijf
• De functie waarover je contact met hen opneemt (ze hebben mogelijk op meerdere posities gesolliciteerd)
• Waar of hoe het interview zal plaatsvinden (per telefoon, video, op kantoor of op een externe locatie)
• Enkele opties voor de datum en het tijdstip van het sollicitatiegesprek
• Een schatting van hoelang het gesprek zal duren
• Wie het gesprek zal bijwonen (als je dat op dat moment weet)
• Informatie over zaken die ze mee moeten nemen naar het gesprek, bijvoorbeeld een identiteitsbewijs of een referentielijst
• Hoe ze contact met je kunnen opnemen als ze vragen hebben

Het opnemen van enkele opties voor de datum en het tijdstip van het sollicitatiegesprek is belangrijk en laat zien dat je rekening houdt met hun tijd en schema. Nog beter is om de kandidaat enkele opties te bieden op basis van hun schema in de komende week (of twee).

Hoe kun je omgaan met passieve kandidaten?

Het is mogelijk dat je een passieve kandidaat uitnodigt voor een sollicitatiegesprek; iemand die niet heeft gesolliciteerd op de functie maar toch een goede match lijkt. In dat geval zal je jouw bedrijf wat meer moeten ‘verkopen’ in je e-mail.

Stuur de e-mail ten eerste nooit naar hun werk-e-mailadres; je wil immers niet voor problemen zorgen op dat gebied. Leg ten tweede uit waarom je contact met hen opneemt – om welke functie het gaat en waarom je denkt dat de kandidaat een goede match zou kunnen zijn.

Om het eenvoudiger voor hen te maken om verdere vragen te stellen, kun je de functieomschrijving toevoegen, evenals aanvullende informatie over je bedrijf en de bedrijfscultuur. Laat hen tenslotte weten dat je beschikbaar bent om deze mogelijkheid nader te bespreken per telefoon, e-mail of in levenden lijve, mochten ze geïnteresseerd zijn.

Vind de juiste kandidaten via Monsterbaord

Heb je een plan de campagne voor de kandidaatervaring van jouw organisatie en kun je niet wachten om je wervingsresultaten te verbeteren? Wij helpen je er graag bij! Met het Pay-for-Performance model van Monsterboard adverteer je nu nóg makkelijker en gerichter. Hiermee bespaar je vooral een smak geld en een boel tijd, want het budget is aanpasbaar naar behoefte. Wat houdt je nog tegen?