Recruitmentsoftware ATS: de complete gids

Applicant Tracking Systems (ATS) ondersteunen HR-teams door het wervingsproces van A tot Z te stroomlijnen, te automatiseren en efficiënter te maken. Een focus op deze digitale HR-oplossingdie jouw manier van rekruteren kan transformeren.

Door het wervingsproces te automatiseren met een ATS kunnen bedrijven tijd en geld besparen, terwijl ze er zeker van zijn dat ze de beste kandidaten voor hun organisatie aantrekken. Het klinkt misschien te mooi om waar te zijn. Laten we het potentieel van applicant tracking systems voor jouw bedrijf onthullen.

1. Wat is een Applicant Tracking System (ATS)? Definitie

Een Applicant Tracking System (ATS) is een hulpmiddel voor het volgen van sollicitaties, ontstaan uit de digitalisering van wervingsprocessen. Het wordt door bedrijven gebruikt om hun wervingsproces te structureren en te personaliseren, zodat het efficiënt en schaalbaar wordt. Een ATS stelt bedrijven in staat om kandidaten aan te trekken, te zoeken, te evalueren en te werven op een geoptimaliseerde manier. Een ander doel van deze ATS-software is om vooringenomenheid, zowel onbewust als bewust, in het wervings- en aanwervingsproces te minimaliseren.

Een ATS is veel meer dan alleen een sollicitantbeheerder: het maakt gebruik van algoritmes en gegevens die de gebruikers van de software invoeren om kandidaten te vinden die overeenkomen met specifieke vacatures binnen het bedrijf.

Een ATS kan software zijn die op een computer wordt geïnstalleerd of online toegankelijk is via een SaaS-model (Software as a Service) of als open-source. De geïnstalleerde oplossingen en SaaS-opties zijn meestal duurder, maar bieden veel meer functionaliteiten en diensten dan gratis open-source opties.

Welke bedrijven hebben een ATS nodig?

Om het simpel te zeggen: alle bedrijven. Maar de echte vraag is hoe vaak je wervingscampagnes hebt. Dit hangt dus af van je behoeften. Als je slechts twee of drie mensen per jaar aanwerft, is het misschien niet de moeite waard.

De reikwijdte en complexiteit van ATS-platforms, evenals hun kosten, variëren afhankelijk van het type bedrijf waarvoor ze bestemd zijn. Bedrijven die waarschijnlijk baat hebben bij een ATS zijn onder andere:

• Startups en scale-ups;

• Middelgrote en grote bedrijven;

• Franchises;

• Gemeenten;

• Wervingsbureaus en headhunters.

De grootte van je bedrijf speelt een rol in de keuze van het meest geschikte ATS. Voor grote bedrijven met honderden medewerkers is een sollicitantvolgsysteem met geavanceerde functies en veel flexibiliteit essentieel.

Kleine bedrijven hebben misschien niet zo’n geavanceerd systeem nodig, hoewel een ATS ook voor hen een investering kan zijn. Zij kunnen zich tevreden stellen met een eenvoudigere en goedkopere oplossing. Bovendien kunnen de functies die je nodig hebt variëren op basis van je sector of het type positie waarvoor je werft.

Toch verwachten kandidaten van bedrijven, ongeacht hun grootte, dat zij een positieve sollicitantenervaring bieden, wat de meeste ATS-systemen helpen te garanderen.

ATS en wervingssoftware, hetzelfde?

In de gangbare HR-terminologie zijn de termen “wervingssoftware” en “ATS” synoniem geworden, naarmate de ATS-systemen zich verder hebben ontwikkeld. De eerste term is een algemene term die elke technologie met betrekking tot werving beschrijft. Vroeger werden ATS-systemen uitsluitend gebruikt om sollicitaties centraal te volgen, automatisch cv’s te analyseren of sollicitaties te filteren op basis van de gevraagde functie. Maar naarmate de jaren verstreken en de technologie zich ontwikkelde, werden er andere functies toegevoegd.

2. Wat zijn de kenmerken van een goede ATS?

In principe zijn alle functies van een sollicitantvolgsysteem haalbaar en werden ze door generaties van wervingsprofessionals uitgevoerd zonder de hulp van software. Maar deze handmatige processen kunnen leiden tot tijdsverlies, gebrek aan schaalbaarheid en risico’s voor de gegevensbeveiliging.

De mogelijkheden die deze systemen bieden, beïnvloeden bijna het volledige wervingsproces, inclusief (maar niet beperkt tot):

• Zoeken naar kandidaten: geautomatiseerde publicatie van vacatures, integratie van sollicitantendossiers in je kandidatenbestand, beheer van jouw werkgeversmerk, enz.

• Beheer van kandidaten: centralisatie van informatie, automatische upload van gegevens en sollicitaties in jouw database, toevoegen van planning- en selectie-informatie aan kandidaatdossiers, permanente opslag van huidige en voormalige kandidaten voor talentenpools, enz.

• Preselectie van kandidaten: zoekopdrachten op basis van trefwoorden in cv’s en motivatiebrieven, geautomatiseerde filtering en contact met niet-gekwalificeerde kandidaten, geautomatiseerde benadering, plannen van sollicitatiegesprekken, enz.

• Selectie van kandidaten: beheer van online tests en video-interviews, toevoegen van selectie-resultaten aan kandidaatdossiers, enz.

• Vacatures: creëren en versturen van werkgelegenheidsovereenkomsten, verzamelen van ondertekende documenten, toevoegen van deze documenten aan kandidaatdossiers, enz.

• Onboarding van medewerkers: toewijzing van onboardingdocumenten, volgen van de voltooiing ervan, controleren van compliance, enz.

• Optimalisatie van het wervingsproces: leveren van gedetailleerde rapporten en analyses van elke fase van het wervingsproces;

• Veiligheid: beveiligen en beschermen van de gegevens van kandidaten, naleving van de AVG-normen;

• Mobiele toegang: mogelijk maken van het beheer van het wervingsproces op afstand, enz.

De functies die je nodig hebt in een wervingssoftware hangen volledig af van de grootte van jouw bedrijf, je budget en de complexiteit van je wervingsproces. Het is belangrijk om zorgvuldig te kiezen bij het selecteren van een recruitment management systeem of andere wervingssoftware, omdat dit de kern zal vormen van jouw algehele wervingsproces.

3. De voordelen van het gebruik van een ATS

Oorspronkelijk was een applicant tracking system (ATS) gewoon een platform om gedigitaliseerde kopieën van cv’s en motivatiebrieven op te slaan. Nuttig, maar niet echt innovatief voor wervingsprofessionals.

Vandaag de dag zijn dit de belangrijkste voordelen van een recruitment management systeem:

• Vermindering van de werklast;

• Voorkoming van knelpunten;

• Biedt een overzicht van elke kandidaat;

• Verbetering van de kandidaatervaring;

• Verbetering van de resultatenanalyse;

• Stelt je in staat je te concentreren op het “menselijke” aspect van HR, enz.

Door het aantal repetitieve en tijdrovende taken die een recruiter moet uitvoeren te verminderen, kan de recruiter zich richten op belangrijkere taken. Bovendien zorgen geautomatiseerde oplossingen voor betere bedrijfsresultaten en een betere ervaring voor de kandidaten.

Drie misverstanden over ATS-software

1. Ze genereren een toevloed van sollicitaties

Je vermogen om kandidaten aan te trekken, is afhankelijk van je wervingsstrategie en jouw werkgeversmerk. Tot nu toe kan geen enkel ATS-systeem kandidaten naar je bedrijf leiden. Deze softwarepakketten zijn nog steeds geen wonderoplossing.

2. Ze lossen alle sourcingproblemen op

Sommige ATS-systemen helpen je om je zoekopdrachten te automatiseren en om te communiceren over je vacatures, maar als je carrièrepagina, functiebeschrijving of zelfs jouw wervingskalender niet goed zijn, zullen kandidaten waarschijnlijk niet lang genoeg blijven om te solliciteren.

3. Ze kiezen de beste kandidaat

Een goed ATS geeft recruiters een overzicht van alle kandidaten door middel van cv-analyse en andere bovengenoemde functies. Maar het is aan de recruiters om de sollicitaties te beoordelen en de volgende stappen te bepalen.

Kunnen kandidaten de wervingssoftware ‘bedriegen’?

Laten we niet naïef zijn, kandidaten hebben altijd al trucs gebruikt om hun cv op te laten vallen. Tegenwoordig houden deze trucs in dat ze de recruiters verslaan met hun eigen spel, om zo de kans op een succesvolle sollicitatie te vergroten. Een cv dat geoptimaliseerd is voor ATS is namelijk ontworpen om leesbaar te zijn voor sollicitantvolgsystemen, met een eenvoudig opmaak, makkelijk navigeerbare indeling, duidelijke secties, opsommingstekens en zoekwoorden die de vereisten van de functie weerspiegelen, onder andere.

4. Een gids voor het juiste ATS kiezen, stap voor stap

Investeren in ATS-software kan een aanzienlijke impact hebben op het succes van je wervingsinspanningen. Wanneer je besluit te investeren in een ATS, zorg er dan voor dat je de functies en voordelen van de oplossing die je kiest goed begrijpt en dat je duidelijk bepaalt hoe deze het beste past bij je team en organisatie.

Volg deze 4 stappen om het ATS te kiezen dat het beste bij je past:

1. Evalueer je behoeften

De eerste stap is het bepalen van de behoeften van je bedrijf op het gebied van het verbeteren van het wervingsproces. Neem de tijd om het probleem te identificeren en te definiëren dat je probeert op te lossen.

Het verzamelen van feedback van de hele organisatie zal je helpen deze problemen te verduidelijken en je zoektocht te richten op platforms en functionaliteiten die je het beste zullen ondersteunen.

2. Bepaal een budget

ATS-software is beschikbaar voor veel verschillende budgetten.. Sommige worden aangeboden voor een vast bedrag, terwijl andere op abonnementsbasis werken.

Je beslissing moet worden geleid door het bedrag dat je bereid bent te besteden aan een nieuwe tool en het rendement op investering (ROI) dat je hoopt te behalen. Over het algemeen rekent een ATS-aanbieder op basis van een kosten per taak. Je betaalt een vast tarief voor elke vacature die je plaatst en behandelt gedurende het jaar. Je moet ook rekening houden met de kosten voor klantenservice en onderhoud.

De meeste ATS-leveranciers bieden de volgende prijsmodellen aan:

• Vast tarief: je betaalt eenmalig een bedrag, ongeacht het aantal gebruikers of het aantal vacatures.

• Pay-per-use tarief: je wordt gefactureerd op basis van het aantal gebruikers in het administratiedeel van de software.

• Vacature-gebaseerd tarief: je prijs is afhankelijk van het aantal actieve vacatures. Dit model is ideaal voor bedrijven met lage wervingsvolumes.

• Modulaire prijsstelling: dit komt voor wanneer de ATS-software deel uitmaakt van een groter platform en je betaalt voor extra functies, zoals een CRM of een onboardingplatform.

3.Test de software

Zodra je je lijst met potentiële ATS-platforms hebt samengesteld, vraag je elke leverancier om een demo of een volledige proefperiode op te zetten. Dit stelt jou en je team in staat om het platform in een echte omgeving te testen en te bepalen of het goed aansluit bij je workflow.

Meld eventuele problemen en overbodige elementen die op de lange termijn voor problemen kunnen zorgen of die uit de prijsstelling kunnen worden verwijderd, en doe een algemene evaluatie van het platform. Dit zou je moeten helpen om je lijst verder te verfijnen en alleen de platforms te behouden die echt geschikt zijn voor jouw specifieke situatie.

4. Implementeer je ATS

Deze stap is cruciaal. Werk de laatste details uit met je IT-afdeling en je wervingsteam. Werk samen met de leverancier aan het implementatie- en integratieproces en zorg ervoor dat je team klaar is. Vergeet niet om nieuwe gebruikers te trainen en zorg ervoor dat je team voldoende tijd heeft om zich in de software in te werken voordat je deze in gebruik neemt.

Tot slot, hier enkele laatste aanbevelingen om in gedachten te houden bij het kiezen van een ATS:

• Het platform moet compatibel zijn met alle tools die je momenteel hebt (CRM, salarissoftware, HR-processen, enz.);

• Het ATS moet het volledige wervingsproces verbeteren, niet alleen een of twee onderdelen;

• De software mag je werk niet moeilijker maken;

• Het moet gemakkelijk te leren en te gebruiken zijn door jouw hele team;

De toekomst van ATS voor werving

Werving is door de jaren heen radicaal veranderd, vooral door de digitalisering en de vooruitgangen in technologie en kunstmatige intelligentie. ATS zijn slechts een van de vele wervingsinstrumenten die beschikbaar zijn voor wervingsteams die zich inspannen om de beste kandidaten te vinden. Wat als we je toegang zouden geven tot de belangrijkste ATS op de markt? Richt je je op de juiste kandidaten en dat onbeperkt met onze Pay for Performance (PFP)-oplossing, ondersteund door de meeste ATS-oplossingen op de markt.