Hoe te voorkomen dat kandidaten uit het sollicitatieproces stappen

Je hebt geen probleem om kandidaten binnen te krijgen. Het is zelfs mogelijk dat je tientallen of zelfs honderden sollicitanten ontvangt voor elke vacature die je plaatst. Complimenten daarvoor!

Maar dan begin je aan het sollicitatieproces, en dingen worden een beetje ingewikkeld. Je sorteert cv’s, plant vergaderingen in, en ineens wordt de vijver van kandidaten veel ondieper naarmate je jouw topkeuzes verfijnt. Als je het tot het einde haalt en jouw topkandidaat jouw aanbod accepteert, geweldig. Zo niet, dan heb je geen andere keus dan het hele proces opnieuw te beginnen. Geen wonder dat het gemiddeld 44 dagen kan duren om een functie in te vullen die je waarschijnlijk gisteren al wilde invullen.

In de huidige krappe arbeidsmarkt zegt Kayla Norflus, een senior specialist in recruitment marketing bij The TemPositions Group of Companies, dat het cruciaal is voor werkgevers om het wervingsproces te stroomlijnen. “Een langdurig en ingewikkeld proces kan toptalent ontmoedigen, waardoor zij kiezen voor bedrijven die snellere reacties en een eenvoudiger sollicitatieproces bieden,” zegt ze. “Een inefficiënt proces vertraagt niet alleen de aanwerving, maar kan ook het imago van het bedrijf als potentiële werkgever schaden, wat het moeilijker maakt om in de toekomst gekwalificeerde kandidaten aan te trekken.”

Volgens Monster’s Future of Work-rapport van 2024 is een van de topprioriteiten van werkgevers dit jaar om het succespercentage van moeilijk te vervullen functies te verbeteren en de aanwervingstijd te verkorten. Om daarbij te helpen hebben we de belangrijkste redenen onderzocht waarom kandidaten hun sollicitaties intrekken en wat je kunt doen om hen betrokken te houden tijdens het sollicitatieproces.

Houd voortdurende communicatie met kandidaten

Wanneer een kandidaat zijn of haar cv instuurt, voelt het vaak alsof dit in een zwart gat verdwijnt, zonder te weten waar het naartoe gaat of wie het ontvangt. Dit ongemakkelijke gevoel verdwijnt vaak niet zodra het sollicitatieproces begint. Als kandidaten niets meer horen van een bedrijf, kunnen ze zich afvragen of ze nog in de race zijn of dat de recruiter hen “ghost.”

Werkgevers die niet communiceren met kandidaten lopen het risico het contact met die kandidaat helemaal te verliezen. In feite wees Monster’s Future of Work-rapport uit dat slechte communicatie de nummer 1 reden is waarom kandidaten vrijwillig het sollicitatieproces verlaten.

“Open communicatie gedurende het sollicitatieproces is essentieel om kandidaten betrokken te houden,” zegt Norflus. “Bij TemPositions geven we regelmatig updates om ervoor te zorgen dat kandidaten zich nooit vergeten voelen. Het inzetten van geautomatiseerde e-mails bij elke stap van het proces houdt kandidaten niet alleen goed geïnformeerd, maar zorgt ook voor een betrouwbare communicatielijn. Vriendelijke check-in telefoontjes zijn een andere manier waarop wij kandidaten het gevoel geven dat ze gewaardeerd worden en onderdeel zijn van het team.”

Controleer negatieve houdingen aan de deur

Vooral in de huidige competitieve arbeidsmarkt moeten wervingsteams enthousiast zijn over sollicitaties voor openstaande functies. Passie voor het bedrijf, enthousiasme voor de functie en gastvrijheid richting de kandidaat zijn allemaal noodzakelijke vereisten om de deal te sluiten. Wanneer kandidaten dit soort positieve houding of gedrag niet zien, kan dit een groot alarmbel zijn; 46% geeft aan dat dit voor hen een reden zou zijn om hun kandidatuur in te trekken.

Natuurlijk heeft iedereen wel eens een “off-day” waarin men zich niet helemaal zichzelf voelt. Misschien is je ochtendkoffie nog niet aangeslagen of heb je een lange dag achter de rug vol problemen die opgelost moesten worden.

“Interviewen kan een uitdagende, veeleisende rol zijn, en het is een voorrecht dat niet licht moet worden opgevat,” zegt Shena Mistry, oprichter en gecertificeerd carrièrecoach bij Own What’s Next Career and Leadership Coaching. “Gedrag zoals onduidelijke communicatie, onderbrekingen, onverschilligheid, slechte luistervaardigheden of discriminerende opmerkingen zijn grote alarmbellen in interviews en op de werkvloer in het algemeen. Training kan ondersteunen bij het opbouwen van zelf- en situatiebewustzijn, actief luisteren en empathie oefenen, en het handhaven van een ethische, inclusieve omgeving.”

Vermijd “huiswerk” opdrachten

Als werkgever wil je graag weten welke kwaliteit van werk je kunt verwachten van iemand die je overweegt aan te nemen. Voor sommige werkgevers betekent dit dat ze kandidaten “huiswerk” geven, zoals het maken van een businesscase of een presentatie.

Hoewel het nuttig kan zijn om dit inzicht te hebben, zijn dit soort opdrachten vaak erg arbeidsintensief en tijdrovend voor kandidaten. Sommige kandidaten kunnen besluiten om het werk helemaal niet te doen, waarbij 35% aangeeft hun kandidatuur in te trekken als ze verplicht zijn om een opdracht uit te voeren als onderdeel van het sollicitatieproces.

Het goede nieuws is dat er alternatieven zijn die je in het sollicitatieproces kunt opnemen die minder intensief zijn maar nog steeds informatief. “Werkgevers kunnen inzicht krijgen in de vaardigheden en capaciteiten van kandidaten via meer praktische en efficiënte methoden, zoals vaardigheidstests, casestudies of het stellen van situationele vragen,” zegt Ariel Westphal, marketingdirecteur bij Acumen Connections. “Deze alternatieven bieden waardevolle inzichten zonder kandidaten te overbelasten met een buitensporige werkbelasting.”

Zorg ervoor dat functieomschrijvingen overeenkomen met de functie

Het schrijven van functieomschrijvingen is zowel een kunst als een wetenschap. Natuurlijk wil je dat de functieomschrijving interessant genoeg is om de aandacht van een kandidaat te trekken, maar je wil ook dat het een nauwkeurig beeld schetst van de dagelijkse verwachtingen van de rol. Wanneer kandidaten het gevoel hebben dat de functieomschrijving misleidend was, kun je niet verwachten dat ze nog lang blijven.

Om verwarring te voorkomen, zegt Norflus dat het essentieel is dat functieomschrijvingen transparant zijn en de werkelijke aard van de functie weerspiegelen. Bij TemPositions, zegt ze, “werken we actief samen met managers om functieomschrijvingen regelmatig te beoordelen en bij te werken zodat ze de taken en verwachtingen nauwkeurig weergeven.”

Tijdens het sollicitatieproces zelf moedigt Norflus ook een evenwichtige uitwisseling aan waarbij beide partijen de rol grondig kunnen bespreken. Ze zegt: “Deze aanpak verduidelijkt niet alleen de verwachtingen, maar stelt kandidaten ook in staat om vragen te stellen, zodat zij een volledig begrip hebben van wat de functie inhoudt.”

Let op het aantal gesprekken

Hoewel er geen magisch aantal gesprekken bestaat om het wervingsproces goed te doorlopen, bereikt elke kandidaat uiteindelijk zijn limiet. Monster’s Future of Work-enquête laat zien dat kandidaten “door hoepels laten springen” met een lang, slepend sollicitatieproces ervoor kan zorgen dat ze massaal afhaken.

“Het optimale aantal gesprekken varieert afhankelijk van de complexiteit van de functie en de behoeften van de organisatie,” zegt Westphal. “Maar een teveel aan gesprekken kan een signaal zijn van inefficiëntie en besluiteloosheid bij de werkgever. Werkgevers moeten streven naar een gebalanceerde aanpak, waarbij ze alleen het aantal gesprekken voeren dat nodig is om de geschiktheid van kandidaten te beoordelen en tegelijkertijd respect tonen voor hun tijd en inzet.”

Wees eerlijk over vergoeding

Stel je voor dat je aan het einde van het sollicitatieproces komt en een aanbod doet aan jouw topkandidaat… alleen om hen het aanbod te zien afwijzen als ze horen hoeveel de functie betaalt. Dan begin je weer van vooraf aan, na al dat werk.

Omdat het vaak als taboe wordt beschouwd dat kandidaten het eerst over salaris beginnen, ligt de verantwoordelijkheid bij de werkgevers om eerlijk en transparant te zijn over de beloning. Monster’s State of the Graduate-rapport wees uit dat zelfs de meeste starters niet solliciteren naar een baan zonder salarisvermelding in de functiebeschrijving.

Als het salaris niet in de vacature staat, zegt Mistry dat dit tijdens het eerste gesprek met de recruiter moet worden besproken. “Het is belangrijk om vanaf stap één te begrijpen wat de schaal is van de werkgever en wat de verwachtingen van een kandidaat zijn om misverstanden of verspilling van ieders tijd te voorkomen zodra het aanbodstadium is bereikt,” zegt ze. “Wanneer beide partijen transparant zijn over beloning, bouwt dit vertrouwen op en helpt het om de juiste kandidaten betrokken te houden.”

Blijf op de hoogte van de laatste trends

Monsterboard biedt werkgevers de nodige inzichten om vooruit te komen.

Ontdek onze inzichten in de gratis toegankelijke kennisbank.