Voorbeeldvragen sollicitatiegesprek voor administratief medewerker

Bij de meeste bedrijven betekent werken als administratief medewerker dat je vaak veel ballen in de lucht moet kunnen houden.

Ze zijn experts in kantoorsoftware en online onderzoek; houden je projecten op de rails, verwerken je planning, vertegenwoordigen je op diplomatieke wijze op alle niveaus van de bedrijfshiërarchie, en misschien nog wel het allerbelangrijkste, ze willen de hele dag met je samenwerken.

Door het stellen van de juiste sollicitatievragen aan de kandidaten vergroot je de kans om de juiste match voor jezelf en je organisatie te vinden.

Gebruik deze tips voor sollicitatiegesprekken om erachter te komen over welke technische en interpersoonlijke vaardigheden de administratief assistent kandidaat beschikt.
Begin met het voorstellen van jezelf, en te vertellen over de eisen die de functie met zich meebrengt. Ga vervolgens in op de competenties waar de kandidaat over moet beschikken om de functie uit te kunnen voeren in deze administratieve baan.

Interview Tips: Harde Competenties

Als je een lijst met sollicitatievragen voor een administratief medewerker wilt opstellen, vraag dan aan de huidige medewerker om elke taak die hij of zij wekelijks uitvoert op te schrijven.

Het is de bedoeling dat naast het vermelden van de gebruikelijke software, er ook verteld wordt hoe deze gebruikt wordt. Schrijf alle aantekeningen op, en maak vervolgens een lijst met software-,onderzoeks- en projectmanagementvaardigheden die je zoekt in een nieuwe kandidaat.

Goede sollicitatievragen voor een administratieve baan gaan dieper in op hoe en waar de werkzoekende deze competenties heeft toegepast. Bijvoorbeeld:

Je noemt Microsoft Excel op je cv. Wat is de laatste versie die je hebt gebruikt?
Heb je ervaring met het gebruiken van Mac- of pc-systemen?
Kun je me enkele voorbeelden geven van wat je zoal gedaan hebt met Excel?
Ben je aan het begin begonnen en heb je daarna formules gecreëerd? Of heb je gegevens ingevoerd in een bestaande spreadsheet?
Hoe vaak heb je vanuit Excel naar PowerPoint-afbeeldingen geëxporteerd?

Stel de volgende vragen tijdens sollicitatiegesprekken met kandidaten die willen werken als administratief medewerker voor het beheren van je zakenreizen:

Hoe bekwaam ben je in het coördineren van reizen?
Heb je binnenlandse reizen gecoördineerd? Internationale reizen?
Was je verantwoordelijk voor het verwerken van onkostennota’s? Hoe werden deze uitgevoerd?

Het is belangrijk dat je sollicitatie interview naast competentie vragen, ook één algemene vraag bevat:

Denk je dat jouw ervaring verder gaat dan alleen administratief werk? Zo ja, wat nog meer?

Door het stellen van deze vraag kan je erachter komen over welke vaardigheden de kandidaat nog meer beschikt. Zoals kantoorbeheer, teambuilding, boekhouding, en telefonische screening.

Het sollicitatiegesprek voeren: Zachte competenties

De antwoorden op jouw technische sollicitatievragen zullen aangeven of de toekomstige administratief assistent in staat is om te vereiste taken uit te voeren.

Om erachter te komen hoe ze deze taken zullen uitvoeren, kan je de volgende tips proberen bij het stellen van sollicitatievragen over zachte competenties.

Begin je interview met een luchtige sollicitatievraag: “Hoe zouden je voormalige managers jouw managementstijl omschrijven?”

Zoek naar een antwoord dat de toegevoegde waarde van de kandidaat benadrukt. Zoals een positieve instelling, organisatievaardigheden, tijdmanagement, en het schetsen van een positief beeld van de manager, geeft Taylor aan.

Zorg ervoor dat je de specifieke vragen op maat maakt voor de kandidaten, zowel bij de zachte als de harde competenties.

Als je op zoek bent naar een administratief medewerker die voor meerdere mensen komt te werken, richt je dan op zijn of haar tijdmanagement:

Hoe ga je om met stress en deadlines?
Kan je me vertellen over een voorbeeld waarin je prioriteiten moest stellen? Hoe heb je dat aangepakt?
Wanneer heb je namens je leidinggevende met een klant of senior manager moeten communiceren?
Wie was de lastigste klant – intern of extern – en hoe wist je deze persoon tevreden te stellen?

Gaat de nieuwe medewerker projectmanagement taken uitvoeren? Zorg er dan voor dat je dit soort administratieve sollicitatievragen stelt:

Beschrijf een complex organisatorisch project dat je onlangs in goede banen hebt geleid (Met deze vraag kom je er achter wat de kandidaat als ‘complex’ beschouwt).
Hoe heb je in eerdere functies je agenda beheerd? Hoeveel agenda’s heb je toen beheerd?
Wat is het interessantste project waaraan je hebt gewerkt?

Met het stellen van deze laatste vragen is het de bedoeling dat de verhouding tussen de administratief medewerker kandidaat en eerdere leidinggevend aan bod komt:

Beschrijf je relatie met je huidige of meest recente manager (Deze vraag onthult de persoonlijkheid en het vermogen van de sollicitant om met verschillende mensen te werken).
Wat zou ervoor hebben kunnen zorgen dat je bij je oude baan zou zijn gebleven? (Dit laat waarom hij of zij ontevreden was)
Welke kwaliteiten vind je het belangrijkst in een administratieve professional?
Hoe communiceer je het liefst? (Als je zelf een hekel hebt aan appen, neem dan iemand aan met een andere communicatie voorkeur.)

Rond af met het stellen van vragen over de bedrijfscultuur:

Kun je voor mij de werkomgeving beschrijven waar je naar op zoek bent?
In welke soort kantooromgeving excelleer jij?
Hoe was de bedrijfscultuur bij je laatste baan?

De ideale kandidaat is op zoek naar een administratieve baan heeft als voorkeur om in een kantooromgeving te werken die vergelijkbaar is met die van jou.

Iemand die liever in teamverband werkt zal zich minder vermaken in een klein advocatenkantoor met drie advocaten die het grootste deel van de dag de deur uit zijn.

Iemand die graag in een stil kantoor werkt met de deur gesloten, zal het niet prettig vinden om te werken in een open kantoor met constante onderbrekingen.

Vind de ideale administratief medewerker

Ook al zijn je gespreksvaardigheden nog zo goed en je vragen nog zo sterk, zonder geschikte kandidaten ben je natuurlijk nergens! Wij helpen je graag in je zoektocht. Met ons Pay-for-Performance model bereik je razendsnel de meest geschikte kandidaten. En doordat jij als werkgever alleen betaalt voor de prestaties van de advertentie minimaliseer je de risico’s en behaal je nog betere resultaten met je wervingsinspanningen! Goed geregeld dus.