Een succesvolle Candidate Journey in 7 stappen

Wie de juiste kandidaten wil aantrekken, moet op alle stappen letten die de kandidaat zet in het recruitmentproces. Oftewel: de Candidate Journey. Hoe beter je die in kaart brengt en hoe beter je elke stap optimaliseert, hoe groter de kans dat je de werknemers krijgt die echt bij jouw bedrijf passen en die ook nog eens langere tijd blijven. Hoe een goede Candidate Journey eruitziet, leggen we hieronder uit. Per stap geven we vervolgens enkele tips.

Een Candidate Journey is de reis die de kandidaat aflegt vanaf het moment dat hij met jouw bedrijf in aanraking komt tot en met de daadwerkelijke eerste werkdag. Een goede candidate journey bestaat uit 7 fasen:

1 – Bewustwording (awareness)

Dit is het moment dat de beoogde kandidaat met jou in aanraking komt. Dat kan bewust zijn, omdat hij concreet op zoek was naar een baan, maar ook onbewust. Het is belangrijk om te realiseren dat altijd maar een klein deel van de beroepsbevolking echt bewust op zoek is. Dat betekent dat een veel groter deel dat niet is, terwijl ze vaak wel open staan voor een baan als ze erover horen. Deze passieve kandidaten wil je uiteraard ook bereiken.

Het is dus belangrijk om je in deze fase op beide categorieën te richten met je communicatie.

Bewuste (actieve) werkzoekenden bereiken:

Maak een duidelijke werkenbij-site waar jouw vacatures staan
Zorg dat die pagina goed vanaf jouw homepage te vinden is
Plaats je vacatures op een vacaturesite waar jouw doelgroep komt
Deel je vacatures op kanalen als social media

Onbewuste (passieve) werkzoekenden bereiken:

Creëer aantrekkelijke (social media) campagnes
Deel je vacatures op websites waar jouw doelgroep veel aanwezig is (door middel van programmatic advertising)
Wees als bedrijf zichtbaar met andere vormen van content, in de vorm van artikelen, blogs, social media-posts, zodat ze je leren kennen

Tip: schakel je personeel in om de vacatures en berichten op social media te delen. Je bereikt zowel de bewuste als onbewuste kandidaat.

2 – Overweging (consideration)

Als de beoogde kandidaat met jou in aanraking is gekomen, komt het moment dat hij serieus gaat overwegen of jouw baan en jouw bedrijf daadwerkelijk goed passen. De waarom-vraag komt hier centraal te staan. Dit is het moment om je als werkgever te onderscheiden van anderen. Het moment waar je jouw Employer Brand extra naar voren brengt. Wat maakt jou als bedrijf bijzonder? Is het de cultuur, de maatschappelijke betrokkenheid, de werksfeer of wellicht de buitengewone arbeidsvoorwaarden?

Manieren om jouw Employer Brand naar voren te brengen zijn:

De vacaturetekst – hoe beter je daarin omschrijft wie je bent en wat jij te bieden hebt, hoe groter de kans op de juiste match
Video – Door video aan de vacature toe te voegen, kun je echt laten zien wie je bent als bedrijf.
Testimonials – laat medewerkers vertellen waarom ze graag in het bedrijf werken
Blogs – vertel over die leuke events die je organiseert of dat leuke bedrijfsuitje

NB. Employer branding is niet bedoeld om te vertellen hoe je als organisatie zou willen zijn, maar hoe je daadwerkelijk bent. Het moet in overeenstemming zijn met de werkelijkheid.

Tip: vraag eens aan je collega’s waarom zij graag bij jullie bedrijf werken. Het helpt je om in kaart te brengen wat het bedrijf aantrekkelijk maakt.

3 – Besluitvorming (decision)

De overweging fase kan naadloos overgaan in de besluitvormingsfase. Hoe beter je de elementen in de tweede fase op orde hebt, hoe groter de kans dat men voor jou kiest. Het kan daarom geen kwaad om ook hier nogmaals te benadrukken hoe belangrijk het is om naast een goede pakkende vacature (met video) ook een informatieve werkenbij-site te hebben. Het wordt door de meeste werkzoekenden als belangrijkste bron genoemd bij de zoektocht naar een baan. Zelfs door 67% van de millennials.

Tip: Maak een directe koppeling naar je vacatures vanaf de verschillende pagina’s op je werkenbij-site. Als de kandidaat enthousiast raakt door jouw verhaal, ziet deze direct welke vacatures er open staan.

4 – Sollicitatieproces

Dit is misschien het wel het meest onderschatte onderdeel van de candidate journey: de daadwerkelijke sollicitatie. Veel te vaak lopen kandidaten vast op ingewikkelde of ellenlange sollicitatieformulieren die heel vaak mobiel niet goed in te vullen zijn.

Maar ook bij bedrijven die niet gebruik maken van sollicitatieformulieren is mobiel solliciteren vaak een aandachtspunt. Kan de kandidaat wel makkelijk een cv toevoegen of een motivatie? Is het niet ongelooflijk zonde als je zoveel inspanning in de eerste drie fasen stopt van de candidate journey, maar dat de kandidaat dan alsnog hier afhaakt?

Enkele tips om het sollicitatieproces voor de kandidaat prettiger te maken:

Zorg dat kandidaten ook mobiel kunnen solliciteren
Maak invulformulieren niet te lang – je kunt altijd later nog om aanvullende informatie vragen
Geef de kandidaten de mogelijkheid om eenvoudig contact op te nemen. (telefoon of e-mail van recruiter is een must)
Overweeg ook een chat-functie om de drempel nog lager te maken
Wees helder over de termijn waarop iemand reactie kan krijgen en hou je daar ook aan
Manage de verwachtingen: geef het vervolg van het proces duidelijk aan en zorg dat je je hieraan houdt.

Tip: solliciteer zelf eens op een functie binnen je bedrijf en doorloop het hele proces. Doe dat ook op mobiel om te ervaren wat de kandidaat ervaart.

5 – Selectie

Tijdens de selectie is er meer tijd om elkaar te leren kennen. In deze fase van de candidate journey gaat het er niet alleen om dat de werkgever beoordeelt of de kandidaat geschikt is voor de job, maar zal de kandidaat ook nog zijn oordeel moeten vellen. Zeker in een ruime arbeidsmarkt, hebben top-kandidaten vaak keuze uit meerdere leuke banen. Gebruik het gesprek dan ook om de kandidaat nog extra voor je te winnen.

Tips hiervoor:

Stel de kandidaat op zijn gemak
Wees goed voorbereid zodat je professioneel en geïnteresseerd overkomt
Vraag niet alleen wat de kandidaat in huis heeft, maar leg ook uit wat jij te bieden hebt
Vertel daarnaast ook zelf meer over de missie en de plannen voor de toekomst
Bied de kandidaat voldoende ruimte voor het stellen van vragen

Bedenk ook dat je een eerste selectieronde heel goed per telefoon of videocall kunt doen. Dat scheelt de kandidaat een reis en daarmee kom je diegene extra tegemoet. Een persoonlijke ontmoeting kan altijd in het vervolggesprek.

Geef een kandidaat ook de ruimte om zelf te bepalen wanneer een videocall plaats kan vinden. Flexibiliteit wordt als zeer positief ervaren.

Tip: Wijs kandidaten die het niet geworden zijn altijd netjes af, met een eerlijke reden. Vraag ook hoe de kandidaat het proces heeft ervaren en of hij/zij tips heeft om het proces verder te verbeteren. Hiermee creëer je betrokkenheid en acceptatie. Daarbij zal een kandidaat eerder geneigd zijn om op een later moment nogmaals bij jouw organisatie te solliciteren.

6 – Aanname

Bij de daadwerkelijke aanname zal de hoogte van het salaris vaak nog een laatste gespreksonderwerp zijn. Om te voorkomen dat het tot een te groot discussiepunt leidt, helpt het om in een eerdere fase hier al transparant over te zijn. In elk geval tijdens de selectiegesprekken, maar het liefst al meteen in de vacaturetekst tijdens de overwegingsfase. Dan komt niemand meer onnodig voor verrassingen te staan en krijgt de candidate journey geen nare eindfase.

Tip: door salaris al in de vacaturetekst te noemen, vergroot je de kans op een hogere positie (straks) bij Google For Jobs. Aangezien salaris voor Google een zogeheten ‘rankingfactor’ is.

7 – Onboarding

Wist je dat meer dan een kwart (28%) van de werknemers alweer weg is binnen drie maanden nadat ze zijn aangenomen? Het geeft aan dat deze laatste fase van de candidate journey ook eentje is die niet onderschat mag worden. Onboarding is meer dan het aanwijzen van de werkplek, het voorstellen van collega’s en het overhandigen van een laptop.

Enkele tips voor een succesvolle onboarding:

Begin vóór de eerste werkdag – Om het enthousiasme bij het tekenen van de arbeidsovereenkomst vast te houden, is het verstandig om de werknemer vlak daarna al te betrekken bij een aantal zaken.
Zorg dat de kandidaat precies weet hoe laat en bij wie hij/zij zich kan melden. Bij voorkeur is dit de directe manager om het persoonlijk te maken. Naar HR voor wat officiële zaken kan later die dag.
Zorg dat de receptie op de hoogte is van de komst van de nieuwe medewerker (eventueel via het aankondigingsbord) Dit maakt dat de kandidaat zich belangrijk en welkom voelt.
Laat veel van jezelf zien – Hoe meer je als bedrijf van je zelf laat zien, hoe makkelijker het voor een ander wordt om jou te leren kennen.
Stel één of meerdere buddy’s aan – Een buddy fungeert als een persoonlijke coach bij wie de nieuwe werknemer terecht kan voor alle bedrijfsvragen en werkgerelateerde vragen.
Kies een snel feedbackmoment – Bouw snel een feedbackmoment in waarin de manager met de nieuwe medewerker de voortgang bespreekt, om zo eventuele zaken aan te passen.

Lees ook: Onboarding nieuwe medewerkers: 7 succesfactoren

Tip: Stop niet na de eerste maand, want werkinhoudelijk staat de medewerker dan pas aan het begin. Blijf een nieuwe medewerker dan ook in de maanden erna nog extra begeleiden.

Minder tijd

Met dit stappenplan maak je de candidate journey zo vlekkeloos mogelijk. Fijn voor de kandidaat, maar daardoor uiteindelijk ook voor jou als bedrijf. Je krijg niet alleen betere kandidaten die beter matchen, maar het bespaart je ook veel tijd. Prettige reis!

Meer weten over de Candidate Journey? Bekijk de Monster Masterclass hier

De Candidate Journey, tips en meer wervingsinzichten via Monsterboard

Een geoptimaliseerde Candidate Journey vergroot de kans dat je werknemers vindt die echt bij jouw bedrijf passen. In de steeds veranderende wereld van werk is het soms lastig om op de hoogte te blijven van de laatste trends en ontwikkelingen op het gebied werving en selectie. Gelukkig heeft Monsterboard de Recruitment Survival Guide ontwikkeld waarin je alle nodige tools en trends binnen no time eigen kunt maken. Check it out!