Hoe schrijf je een welkomstmail voor nieuwe medewerkers
De overgang van een baan (of werkloosheid) naar de andere kan lastig zijn. Na het enthousiasme van de nieuwe kandidaat omdat hij of zij is aangenomen, komt het nerveuse gevoel al snel de hoek om kijken voor hun eerste werkdag. Je wil er natuurlijk voor zorgen dat ze zich daarom zo welkom en voorbereid mogelijk voelen zodat ze er helemaal klaar voor zijn..
Een goed geschreven welkomstmail voor nieuwe medewerkers bevestigt dat ze de baan hebben geaccepteerd en nu deel uitmaken van het team. Dit is ook het begin van het onboardingproces, dat normaal gesproken vóór de eerste officiële werkdag begint. Hier bekijken we hoe je er een kunt opstellen voor nieuwe medewerkers waarmee je meteen op het goede spoor zit.
Welkomstmail Voor Nieuwe Medewerkers: Wat U in de E-Mail Moet Opnemen
Nadat de nieuwe medewerker de functie formeel heeft geaccepteerd (en aan eventuele achtergrondcontroles heeft voldaan). Normaal gesproken wordt dit welkomstbericht voor nieuwe medewerkers verstuurd door de directe leidinggevende van de nieuwe medewerker, eventueel met aanvullende informatie die afkomstig is van de afdeling personeelszaken..
Hoe meer papierwerk en andere administratieve taken kunnen worden uitgevoerd vóór de eerste officiële werkdag, hoe beter (er zijn diverse onlinediensten voor het invullen van werkvergunningen, belastingdocumenten, enz.). Zelfs als de nieuwe werknemer op de eerste dag nog geen veeleisende taken hoeft uit te voeren, kan hij of zij altijd hun tijd besteden aan het kennismaken met nieuwe collega’s.
Hier zijn wat tips om op te nemen in je welkomstmail voor nieuwe medewerkers:
- Benoem de startdatum en -tijd
- Benoem het werkschema
- Kantooradres en eventuele instructies
- Informatie over parkeergelegenheid en openbaar vervoer
- Schema voor de eerste dag, inclusief kennismakingsbijeenkomst(en) (bijv. lunch)
- Een lijst met documenten die de kandidaat moet meenemen (bijv. identiteitsbewijs)
- Contactgegevens van de contactpersoon
Vergeet niet om medewerkers in de organisatie ook op te hoogte te stellen zodat zij hun nieuwe collega welkom kunnen heten, met name de collega’s die direct met de nieuwe werknemer samen gaan werken. Maak een bericht waarin de huidige medewerkers herinnert worden aan hun nieuwe collega en wanneer hij/zij begint met werken, plus een korte biografie kan een goede bijdragen leveren voor een vliegende start.
Voorbeeld Van Een Welkomstmail Voor Nieuwe Medewerkers
Het is belangrijk dat de mail niet te formeel is, maar zorg er wel voor dat je een professionele toon hanteert. De mail moet een simpele weerspiegeling zijn van de persoonlijkheid en cultuur van je bedrijf. Het volgende voorbeeld geeft je een idee:
Hallo / Goedemorgen [naam van de nieuwe medewerker ],
We heten je graag van harte welkom bij het team! Je bent een geweldige aanwinst voor [bedrijfsnaam] en we willen ervoor zorgen dat je je zo snel mogelijk thuis voelt.
Zoals afgesproken is je eerste werkdag op [datum]. Arriveer alsjeblieft tegen [tijd] en draag waar je je prettig in voelt; onze dresscode is business casual [of wat jouw dresscode ook is].
Bij aankomst kun je je melden bij [naam van de receptionist(e) of eerste contactpersoon] en jouw beveiligingspas in ontvangst nemen. Ik zal je ophalen in [de lobby, enz.] en je je werkplek laten zien. Ik zal je ook een korte rondleiding geven en je voorstellen aan je nieuwe collega’s.
We zullen het de eerste dag rustig aan doen en je startklaar maken. Vervolgens staat er een teamlunch gepland. Laat het me alsjeblieft weten als je dieetbeperkingen hebt. Daarna krijg je de kans om kennis te maken met [managers, HR-manager, enz.].
Neem alstublieft vóór je eerste werkdag even de tijd om het proces te starten door in te loggen op [website(s) voor administratieve taken]. [Naam van de HR-manager] zal je op de dag zelf helpen dit proces te voltooien.
Neem gerust contact met me op via [nummer, e-mailadres, enz.] als je vooraf vragen hebt. We zijn bijzonder blij je te kunnen begroeten als nieuw lid van ons team!
Welkom!
[Naam en handtekening]
Vind nieuwe medewerkers om je welkomstmail naar te verzenden
Een gedenkwaardige onboarding-ervaring start met het creëren van een hartelijke welkomstmail. Ben je klaar om nieuwe teamleden welkom te heten en kun je niet wachten om je welkomstmail te versturen? Lees je dan eens in over de Pay-for-Performance vacatures van Monsterboard. Op deze manier wordt jouw vacature razendsnel aan de juiste kandidaten getoond. Voor je het weet kun je je welkomstmail de deur uit doen!