Wat maakt een beoordelingsgesprek succesvol?

Alle medewerkers hebben hun eigen individuele doelen. Het is uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat zij op de juiste weg zijn om die te behalen.

Zelfs de beste managers vinden het moeilijk om hun dagelijkse routine te doorbreken om de effectiviteit van hun personeel te beoordelen op basis van doelen en prioriteiten. Het evaluatie- of beoordelingsgesprek is echter een belangrijk instrument dat u kunt gebruiken om de productiviteit en het succes van het gehele bedrijf omhoog te schroeven.

Het belang van een beoordelingsgesprek
Het beoordelingsgesprek kunt u gebruiken om zowel de algemene prestaties van een medewerker te beoordelen, als te overzien in hoeverre ze bepaalde doelen behaald hebben. Ook voor werknemers is dit een belangrijk gesprek. Het geeft ze immers erkenning voor hun harde werk, maar laat ze ook zien waar de verbeterpunten liggen. Beide zullen ze helpen in hun verdere carrière.

Goede managers houden meerdere keren per jaar een beoordelingsgesprek, zodat goede en slechte ontwikkeling tijdig gesignaleerd worden. Eigenlijk zouden er in het beoordelingsgesprek geen grote verrassingen naar voren moeten komen.

Het gesprek moet voor beide partijen een moment zijn waar zowel terug als vooruit wordt gekeken.

Planning van het beoordelingsgesprek
Beoordelingsgesprekken zijn voor medewerkers van groot belang en de uitkomsten worden vaak ook gebruikt bij salarisonderhandelingen. Gebruik de volgende tips om de gesprekken zo effectief mogelijk te laten verlopen:

• Plan het gesprek ver van tevoren in – Heeft u gesprekken met meerdere medewerkers? Reserveer hiervoor dan een aantal dagen op rij in uw agenda. Op die manier heeft u de tijd om de verslagen allemaal af te ronden, zonder dat u deze werkzaamheden hoeft te onderbreken voor andere afspraken.

• Zorg dat u niet gestoord wordt – Ga met de medewerkers ergens zitten waarbij u beiden niet gestoord wordt. Reserveer dus een vergaderruimte zonder telefoon, computer of andere collega’s. U zou er zelfs voor kunnen kiezen naar een restaurant of café te gaan.

• Neem de tijd – Plan genoeg tijd in. U wilt niet dat het gesprek moet worden afgeraffeld omdat er te weinig tijd is. s ‘Ochtends is vaak een goed moment omdat de kans dan kleiner dat doorgeschoven werk roet in het eten gooit.

• Bereid het beoordelingsgesprek goed voor – Bekijk de doelen die de vorige keer met uw medewerker heeft opgesteld en noteer punten waar u het over wilt hebben. Vraag de medeweker hetzelfde te doen.

Structuur van het beoordelingsgesprek
In een succesvol beoordelingsgesprek komt de communicatie van twee kanten. Gebruik de volgende tips om dit te bewerkstelligen.

• Begin met een evaluatie van de primaire verantwoordelijkheden – Tot in hoeverre zijn ze goed uitgevoerd? Op welk gebied laten de prestaties te wensen over? Geef waar mogelijk voorbeelden.

• Behandel elk doel dat is gesteld voor de afgelopen periode – In welk opzicht zijn ze behaald? Wat heeft de medewerker eraan gedaan de doelen te halen? Is er wellicht iets verkeerd gegaan? Wat voor stappen kunnen er worden genomen om eventuele barrières die succes in de weg staan te verwijderen?

• Sta tijdens het beoordelingsgesprek open voor uw werknemer – Wees voorbereid de focus te verschuiven naar een ander onderwerp dan u in gedachten had. Gebruik de punten uit uw voorbereiding slechts als leidraad, geef uw gesprekspartner de ruimte zijn mening te geven, of hij het nu wel of niet met u eens is.

• Houd uw kritiek over zaken die minder goed verlopen opbouwend – Wees specifiek en objectief. Gebruik feiten om uw feedback te onderbouwen, geef geen algemeen oordeel over de medewerker zijn houding of karakter. Bied indien mogelijk hulp om bepaalde problemen op te lossen.

• Leg de focus op professionele ontwikkeling – Beoordelingsgesprekken zijn het perfecte moment om te praten over ontwikkelings- en promotiekansen.

• Kijk vooruit – Leg haalbare doelen vast voor de komende periode. Maak deze doelen meetbaar door ze te koppelen aan een datum. Verzin deze doelen niet alleen, geef ook uw medewerker de ruimte eigen doelen te verzinnen. Op die manier is de kans veel groter dat hij ze ook daadwerkelijk haalt.

• Vat het beoordelingsgesprek samen – Vat de besproken punten achteraf altijd samen en zet de nieuwe doelen op een rijtje. Zorg ervoor dat de punten zowel door u als uw medewerker worden ondertekend als alles op papier staat. Gebruik dit document als referentie in het volgende beoordelingsgesprek.