Hoe manage ik nieuw personeel?

Eerste indrukken zijn belangrijk, en dat geldt ook bij het inwerken van nieuw personeel.

Werknemers die beginnen aan een nieuwe baan zijn vaak niet alleen enthousiast, ze kunnen ook last van zenuwen hebben. Aan u de taak om er voor te zorgen dat zij zich op hun gemak voelen en zich soepeltjes integreren in het team.

Nieuw personeel wegwijs maken in uw organisatie
Nadat u een nieuwe werknemer zijn werkplek heeft laten zien, is het tijd om hem een rondleiding te geven door de rest van het pand. Laat hem zien waar de koffieautomaat staat, waar hij zijn jas kan ophangen, waar de wc’s zijn, hoe de telefoons werken, waar de parkeerplaats is en alle andere belangrijke dingen waar een medewerker op dagelijks basis mee krijgt te maken.

Probeer de nieuwe medewerker de eerste dagen altijd mee te nemen naar de lunch. Nodig daarbij een aantal van zijn collega’s uit zodat hij ze in een informele omgeving kan leren kennen. Verzet u tegen de verleiding teveel mensen uit te nodigen, u wilt hem immers niet intimideren.

Stel een medewerker, die hetzelfde werk doet, aan om de nieuwe collega in te werken wanneer u niet aanwezig bent. Deze medewerker kan vertellen waar in de buurt de beste broodjeszaak of gezelligste kroeg zit, maar natuurlijk ook hoe het zit met de interne kantoorpolitiek.

Beginnen met werken
Op een gegeven moment is het voor de nieuwe medewerker tijd om de handen uit de mouwen te steken en het werk te doen waar hij voor is aangenomen. Laat uw bedrijfswebsite zien zodat hij precies weet wat uw bedrijf doet en ziet hoe zijn werkzaamheden in het grote geheel passen.

Laat hem het overdrachtsdocument van zijn voorganger grondig lezen en laat waar nodig aantekeningen maken. Het is raadzaam zelf ook kopie van dit document te bewaren, zodat u kunt zien hoe snel hij het werk oppikt.

Als het goed is heeft u al een aardig beeld over de kennis en vaardigheden van de nieuwe werknemer. U heeft immers zijn CV al gelezen en een sollicitatiegesprek met hem heeft gevoerd. Zelfs de meeste ervaren werkkrachten zullen echter een bepaalde mate van training nodig hebben. Dat kan zijn in de vorm van een ‘new hire training’, maar u kunt er ook voor kiezen wat tijd te reserveren zodat hij zelf op onderzoek kan gaan om te zien hoe alles werkt.

Het is verstandig tijdens de proeftijd op regelmatige gesprekken in te plannen, waarin u kijkt hoe het gaat met de voortgang van het nieuwe personeelslid. Geef daarbij duidelijke doelen, op die manier weet hij waar hij naar toe moet werken en heeft u duidelijke maatstaven waarnaar u hem kunt beoordelen.

Collega’s leren kennen
Stel een nieuwe medewerker voor aan de persoon op de finance-afdeling die zijn onkostenbriefjes tekent, aan het IT-team dat hem helpt bij computerproblemen en aan de mensen van de postkamer die ervoor zorgen dat hun post verstuurd en ontvangen wordt.

Laat nieuwe werknemers in de eerste paar weken zelf meetings inplannen met collega’s waar ze op dagelijkse basis mee te maken krijgen. Op die manier leren ze sneller de namen en verantwoordelijkheden van hun collega’s, maar bijvoorbeeld ook hoe ze een vergaderruimte moeten boeken.