Tips voor een klantvriendelijk out-of-office-bericht
De zomer nadert, voor veel mensen tijd om even een pauze in te lassen en van een welverdiende vakantie te genieten.
Dit betekent voor uw klanten en relaties dat zij een out of office-bericht ontvangen. Afwezigheid kan irritaties oproepen, mensen mailen u immers
omdat ze u nodig hebben. Maar met een goed automatisch antwoordbericht kunt toch uw relaties van dienst zijn tijdens uw vakantie. Onze tips:
-
U stelt een out of office-bericht in voor uw klanten en relaties
De meeste out of office-berichten beginnen met “Ik ben vandaag niet aanwezig” of “Ik ben op vakantie van
4 tot en met 22 juni”. Een klant leest echter: “Er is niemand die mij kan helpen”. Een out of office bericht schrijft
u niet om uw klant weg te sturen, maar om hem van de juiste informatie te voorzien als u afwezig bent.
Maak uw automatische mail zo persoonlijk mogelijk
Probeer uw auto-reply net zo persoonlijk te maken als de mailtjes die u zelf aan relaties verstuurt: een aanhef, vriendelijke boodschap en een afsluiting.
Kijk ook eens naar de opties binnen uw e-mailprogramma, sommige hebben de mogelijkheid om de aanhef automatisch te personaliseren. Lukt dat niet?
“Beste lezer” of “Geachte relatie” is altijd beter dan geen aanhef.
De reden van afwezigheid noemen?
Heeft u een vrij persoonlijke relatie met uw klanten? Dan kunt u gerust in uw out of office zetten dat u op vakantie bent (of een andere reden voor uw afwezigheid),
maar houd het kort. “Ik lig lekker met een cocktail in mijn hand op een wit parelstrand van mijn vrije dagen te genieten” is wellicht iets te veel van het goede.
Communiceert uw bedrijf over het algemeen zakelijker? Dan kunt u prima zeggen dat u afwezig bent – zonder verder een reden te noemen.
Verleen ook service in uw afwezigheid
Een veel voorkomende zin is: “Indien u dringende vragen heeft kunt u contact opnemen met mijn collega”.
Het kan mensen afschrikken om uw collega te benaderen, want wat is nu echt een dringende vraag? Een wat vriendelijkere manier om hetzelfde te zeggen is:
“Tijdens mijn afwezigheid kunt u met al uw vragen terecht bij mijn collega.”
Timing
Op 4 april een bericht ontvangen waarin staat dat iemand op 25 maart weer op kantoor is, is niet erg professioneel en wekt de illusie van desinteresse.
Ook een verwarrende: “Deze week ben ik afwezig”. Deze wordt ook op maandagochtend verstuurd als u wat later binnen bent, deze ontvangers denken dus dat
u die week (ook) afwezig bent.
Zet dus duidelijk de data neer vanaf wanneer u afwezig bent en wanneer u weer terug komt en stel deze periode ook in voor uw out of office-bericht. Dan kunt u
nooit vergeten om hem uit te zetten!
Tip:: zet de datum waarop u weer bereikbaar bent een of twee dagen later dan wanneer u daadwerkelijk weer aan het werk gaat. Zo heeft u nog
wat ruimte om te acclimatiseren en uw inbox op te ruimen en alles te beantwoorden voor de hectiek weer begint.
Wilt u een double check voor een optimaal out of office-bericht? Loop dan ook
deze korte checklist door als u het automatische antwoord heeft opgesteld.
En vergeet uw out of office niet aan te zetten voordat u weg gaat! U zult de eerste niet zijn die zich
op het vliegveld bedenkt dat u het vergeten bent aan te vinken!
Employer Branding tips via Monsterboard
Een klantvriendelijk out-of-office bericht voor werknemers en klanten is onderdeel van Employer Branding. Het helpt namelijk om jouw werkgeversmerk op een authentieke en onderscheidende manier neer te zetten en heeft een positieve invloed op je relaties. Kun je wat extra inspiratie gebruiken op het gebied van employer branding? Lees dan eens het Employer Branding Handboek van Monsterboard door. Hierin bieden we handvatten aan om jouw werkgeversmerk naar een hoger niveau te tillen!